1.1 職場人士的圖表應用環境及特點

|第1章|

一圖勝千言

Excel圖表的基礎知識介紹

1.1

職場人士的圖表應用環境及特點

1.1.1職場環境

從人們對信息接收效率的角度來說，圖表最優，表格次之，文字最弱。試想，如果你作為管理者，在聽到下面三位員工關於當月的工作業績彙報后，更中意誰的工作彙報呢？

A員工，用大段的文字進行描述。

在10月的銷售業績中：滑鼠，6378元；鍵盤，2530元；顯示器，2815元；主機，26129元；當月銷售額小計，37852元。年度累計至10月完成銷售總額：630531元，占年度銷售業績指標780000元的81%。

看完這段彙報以後，是不是感覺特別累？要在大腦中對文字信息進行加工和重組后，才能明白彙報者的意圖？

B員工，製作了一張Excel表格來彙報當月業績（見圖1-1），並且配上了一張Excel默認的圖表（見圖1-2）。

圖1-1

看到B員工製作的Excel表格后，數據看起來比較清晰了，通過行列的索引，可以查看到具體的數值了。然而他配的圖表，一是圖不對文，數據沒有進行有效的呈現；二是圖表太「LOW」，表格粗糙；三是無法所見即所得地查看往期業績情況。

C員工，在Excel數據基礎之上，製作了一張動態商務圖表，並配上圖表標題：銷售業績穩步增長，達標完成業績指標（見圖1-3）。

圖1-2

圖1-3

在圖1-3中還可以根據業績查看需求，單擊左上角的月份選擇框，實時查看各月度的具體業績情況，圖表也會相應地發生變化。

我相信，在同等業績水平下，企業的領導和管理者們，一定更加趨向於看到像C員工這樣的工作彙報：數據準確、動態呈現、觀點明確——讓你的數據會說話。

在當下的職場環境中，如何在寶貴的時間裡提高溝通效率變得越來越重要了。製作高質量的商務圖表，能夠讓你在用數據說話的同時，提高圖表的可視化水平，從而提高信息的傳遞效率。讓數據的價值最大化，已然成為職場的「硬通貨」——這不僅僅是對自己、對工作、對彙報對象的一種職業化、負責任的態度，也是自己辛勤工作的最有效的歸結載體。

雖然深諳此道，但大多數職場人士的圖表卻依然製作得比較粗糙。這並不是大家不願意花時間、花精力去提升自己的圖表製作水平，實際上，很多人是因為沒有找到一套科學、系統的商務圖表學習方法。他們渴望有效提升，也嘗試了很多方法，但學習效果不佳——費時費力，卻總遇到「坑」：

·有的圖表教程著重於炫技，並且脫離了實際業務場景，對於職場人士來說，毫無代入感，學完根本不知道如何與工作相結合；

·在網上「Mark」了一堆乾貨技巧，卻毫無體系，而且每到關鍵的操作步驟，就兩句略過，首尾無法銜接；

·跟著蹩腳教程做出來的圖表，老闆看到第一眼就給打回來了，因為他根本不明白這一堆圖表的目的何在。

在我看來，一切不以解決工作實際問題、不把企業級應用放在第一位的教程，都無法達到「學完即用」的學習效果。正因如此，我運用10多年的Excel企業級應用累積經驗，經過為期一年的案例準備和課程開發，結合線下企業內訓中客戶反饋的商務圖表應用需求，以企業崗位、行業、環境為研究樣本，對行業中優秀的商務圖表進行一對一的分析、學習、製作，並以Excel為工具載體，將其結合到具體的業務場景中，開發出了這一套極具普適性的「高質量的商務圖表」學習體系。希望能為你指出一條更便捷的路子，輕鬆速成Excel圖表高手。實事求是地說，這是市面上非常容易完成系統學習，而且極能與工作實景相結合，還頗具職業價值的Excel「商務圖表」書籍！

1.1.2圖表作用

一份出彩的商務圖表，應該為你的業務數據、職場工作和職業成長起到以下3個作用。

①數據真實可靠、動態及時更新：用圖表說話的內核是，用數據說話！圖表是為了數據更好呈現而服務的。如果數據是滯后的，甚至是錯誤的，那麼即使再優美的商務圖表，也是本末倒置。丟掉了數據的本源，就像空有一副好皮囊的傀儡娃娃。所以在商務圖表製作時，一定要確保數據源的準確性與實效性。

②目標明確、提高信息溝通效率：在職場的信息溝通中，提供給領導審批的方案、報告，最好是選擇題或判斷題。在職場中，如果讓領導做問答題的話，通常來說通過率都不高。如何在短時間內提高領導的決策效率，數據就顯得尤為關鍵了。如何讓領導看到數據的同時，立即就能夠給出大腦最直觀的反饋，並做出相應的判斷與決策，這就需要將數據可視化，讓數據之間的關係、衝突、結論以圖表的形式，更加直觀地進行呈現，從而提高信息的傳遞效率。

③提升個人綜合業務水平：一份出彩的商務圖表，一定是你的職場加分項。在商務圖表上的出色表現力，會讓你參與到與總結、報表、呈現相關的工作中。而這些工作大多由部門經理甚至公司高管、董事長進行統籌規劃和安排，這樣一來就能夠為你贏得更多的機會，以參與到更有挑戰性的工作當中。長此以往，你工作積累的經驗也就比常人多，那麼職位晉陞也就是水到渠成的事情了。

1.1.3應用特點

那麼，什麼樣的圖表才能夠算得上一份「高質量的商務圖表」呢？讓我們一起來看看《經濟學人》和《美國商業周刊》中被廣為傳頌的成功圖表示例（見圖1-4）。

圖1-4

此外，我們再來對比一下大多數職場中常見的圖表樣式（見圖1-5、圖1-6）。

圖1-5

圖1-6

經對比發現，對於製作商務圖表，我們並不是一無所知的，我們只是不知道如何將圖表設計得更加美觀、規範和商務化。因而在實際製作圖表的時候，我們會不自覺地把自己能想到的所有技巧過度地載入到圖表上，這反而使得圖表「信息過量、圖意不清」。

相應地，如果要避免這樣的情況發生，只需牢記3個字——「做減法」，讓圖表更專業（見圖1-7）。

圖1-7

對於職場人士的商務圖表應用，我認為應當具備以下特點。

①觀點明確、邏輯清晰：商務圖表所呈現的數據或圖表形式，應當為你的方案觀點服務，因而圖表的標題要能夠呈現你的核心觀點。在圖表的閱讀順序上，應當遵循讀者的閱讀習慣，即自上而下、自左向右，並避免跳躍式的閱讀體驗（因為這反而增加了閱讀成本）。

②圖表簡潔、商務配色：整體商務圖表的配色方案，應當以簡潔、大方為主旨，避免大面積使用太強烈的色彩方案，這種強烈的色彩方案會讓讀者產生視覺上的衝擊感和疲乏感。

③風格統一、品牌性強：在製作年終彙報等綜合性圖表集合展示時，應當注意各圖表間的搭配及風格的一致性，並完善主題的一致性。