1.3 Excel圖表元素的功能及應用技巧

1.3

Excel圖表元素的功能及應用技巧

1.3.1圖表元素

大多數Excel商務圖表中都包含11類元素，如圖1-12所示。

·圖表區：用於存放圖表所有元素的區域以及其他添加到圖表當中的內容，這是圖表展示的「容器」。

·圖表標題：是圖表核心觀點的載體，用於描述本張圖表的內容或作者的結論。

·繪圖區域：在圖表區域內部，僅包含數據系列圖形（柱形圖、折線圖、餅圖等的區域），可像圖表區一樣調整大小。

·坐標軸（橫縱）：可根據坐標軸的方向分為橫縱坐標軸，也可稱作X軸/Y軸/Z軸、主坐標軸/次坐標軸。複雜的圖表需要構建多個坐標軸。

·坐標軸名稱：用於標識各坐標軸的名稱，也可以手動修改，備註為圖表的「單位」或其他信息。

·圖例：用於標識圖表中各系列格式的圖形（顏色、形狀、標記點）代表圖表中具體的數據系列。可以根據需要增減或手動補充。

·數據標籤：針對數據系列的內容、數值或名稱等進行錨定標識。

·趨勢線：模擬數據變化趨勢而生成的預測線。

·網格線（主次）：用於各坐標軸的刻度標識，作為數據系列查閱時的參照對象。

·數據系列（必不可少）：根據製圖數據源繪製的各類圖形，用來形象化、可視化地反映數據。

·其他：根據數據呈現需要，插入圖表的其他內容，如文本框、數據表等；或者記錄圖表信息的來源、統計數據截止日期、製作單位等內容。

圖1-12

1.3.2商務配色

一份高質量的商務圖表，應具備較為適宜的「商務配色」。在開始學習圖表配色方案之前，我們先來了解一些關於色彩的基本知識。

圖表用色是非常主觀的一件事，不同的顏色會傳遞出不同的情緒。顏色理論是自成體系的，通過顏色的搭配、明暗和飽和度可以形成各類不同的顏色。

自然界的三原色是紅、黃、藍。通過不斷兩兩組合以後，可以得到各種不同顏色的色輪盤（見圖1-13、圖1-14）。通過在其中添加不同量的白色，可以調整顏色的色澤度。我們把色輪盤上相對的兩種顏色稱為「互補色」。在商務圖表製作中，互補色通常用於在基礎色調下，突出顯示、強調關鍵數據。對於大多數非設計專業出身的人來說，要想在短時期內掌握彩色的搭配技巧，並且設計出高質量的色彩方案，並不是一件容易的事情。可參考閱讀《設計師的配色理論：你真懂顏色了嗎？》一文。

值得慶幸的是，我們可以通過取色工具，借鑒網上各專業設計師的精美配色方案（見圖1-15）。

圖1-13

圖1-14

圖1-15

那麼，如何將這些美輪美奐的配色方案，放置到Excel商務圖表中呢？

我們需要一個能夠將顏色的色值參數進行量化定義的方法，在這裡我推薦大家使用RGB色彩模式。RGB色彩模式是工業界的一種顏色標準，它是通過紅（R）、綠（G）、藍（B）3個顏色通道的變化以及它們相互之間的疊加來得到各式各樣的顏色的。RGB即代表紅、綠、藍3個通道的顏色。這個標準幾乎涵蓋了人類視力所能感知的所有顏色，它是目前運用最廣的顏色系統之一。除此以外還有HEX、HSB、CMYK色彩模式。

接下來，我們只需要藉助一個取色器工具，讀取配色方案中的顏色色值，之後設置到Excel商務圖表中。

取色器工具最早來源於Abode公司的Photoshop軟體，是一個吸管形式的圖標工具。它能夠幫助設計者自動識別、鎖定目標區域中的顏色，並將其直接應用到目標區域中。這一功能在PowerPoint2016中得到了實踐應用，大大提高了PowerPoint2016的設計效率。然而遺憾的是，Excel2016並不具有這一功能。

在甄別了市面上諸多的取色器工具后，從軟體大小、使用便捷性上來說，我推薦大家使用ColorPix取色器工具（獲取方式，在「E維課堂」公眾號後台回復關鍵詞：CP。）。它是一款無須安裝，雙擊即可運行的輕量化軟體（見圖1-16和圖1-17）。它會隨著滑鼠滑動的區域而鎖定顏色的參數值。具體的使用方法如下。

①在圖1-16和圖1-17中，單擊右上角的方塊，可打開取色器的取色狀態。

圖1-16

圖1-17

②滑動滑鼠並停留在桌面的任意位置。此時軟體右上角的窗口會顯示滑鼠滑動到的具體顏色模塊，並且在窗口中顯示的色值數字也會隨之改變。

③取色確定后，只需要按鍵盤中的任意鍵（比如：空格鍵），就可以在取色窗口鎖定該位置的顏色。

④可以單擊窗口上端的「+」按鈕，將取色器工具放置在所有程序的最前端。

⑤單擊並打開取色器窗口下的放大鏡按鈕，這樣可以激活取色器的放大功能。

通過ColorPix工具的使用，我們能夠快速參考並讀取到任意顏色的色值，並將它們用於商務圖片配色中（見圖1-18、圖1-19）。

圖1-18

背景色：42，44，59。綠色：14，247，200。黃色：255，255，109。紅色：239，60，89（見圖1-19）。

圖1-19

Excel中圖表元素顏色的更改方法如下：選中目標后，單擊【開始】選項卡，之後單擊【填充顏色】中的小三角按鈕，選擇【其他顏色】（見圖1-20），在彈出的【顏色】對話框中選擇【自定義】選項卡，【顏色模式】選擇【RGB】，將【紅色】、【綠色】、【藍色】的色值更改為取色器所讀取的數值（見圖1-21），然後單擊【確定】按鈕即可。

圖1-20

圖1-21

1.3.3製圖公式

在研究了行業內諸多的商務圖表后，我發現「製圖技術並不是最重要的，想清楚才能幹明白。因此，想清楚自己想要的呈現目標，決定了圖表的最終效果」。因而總結了下面這樣一個製圖公式（見圖1-22）。

圖1-22

有許多讀者在購買了大量書籍並「Mark」了許多實操教程后，仍然無法有效地製作出一份好的商務圖表。究其原因，最根本的或許不是技術不過關，而是沒有想明白自己該如何有效地呈現自己的數據。只是為了繪圖而繪圖，為了美化而美化，得到的結果自然就不盡如人意，只是一張張華而不實的「好看的圖片」而已。

圖表本質上是為了你的業務核心而服務的（見圖1-23）。

圖1-23

在圖1-23中，雖然採用灰色、藍色，對今年和去年的銷售業績進行了標註，也有具體數據，但這樣的數據分析圖，並不能有效地傳遞出你的工作觀點。也就是說，圖表、數據、表格等一切手段，只是證明觀點的論據，你的業務觀點才是彙報、交流的核心。如果本末倒置，為了繪圖而繪圖，只是單純地貼上一個圖表的話，反而會消耗彙報對象的「理解成本」。那麼該如何改善呢？觀察圖表以後不難發現，今年和去年的業績拐點發生在6月。結合企業實際業務情況后，發現6月的營銷策略是拓展了線上業務。下面，我們對圖表做出適當的調整（見圖1-24）。

圖1-24

這樣一來，當展示這個圖表的時候，受眾先看到的是觀點「線上業務促進銷售業績激增」。結合觀點看重點，一目了然，提高了信息傳達的有效性。

在本書中，我們會在講解圖表的製作技術基礎之上，結合圖表與業務的呈現關係進行講解。但這僅僅起到一個拋磚引玉的作用，旨在啟發大家將書中的這些技術與自身工作相結合予以應用。

在日常工作中製作商務圖表時，我認為最重要的是「思考清晰、高效製作」。

第一步，決定圖表質量50%的因素是，梳理「數據呈現需求」。這其中包括以下幾點。

·數據準確：保證原始數據、繪圖所用到的各類表格數據的準確性、及時性，以及隨數據源變化時，及時更新、聯動地展示數據結果。因為在實際工作中，很多統計、總結類的工作，都是并行開展的，當每一筆業務增減變化時，都會對數據結果產生影響。從一筆合同訂單的成交，到每一次業務預算的成本支出，都會對最終的數據圖表造成影響。在工作中，往往會因為統計截止時間的變化，而造成數據呈現結果的變化，並會導致管理者做出不同的經營管理決策。

·目的明確：商務圖表的繪製，要根據彙報對象、場合、目的的不同進行適度調整。比如，在年會上的業績報告，就可以採用熱鬧喜慶的紅色，呼應主題；而作為公司對外的業績報告或企業樣本中的圖表，則應該選擇偏向商務風格的藍綠色系。

·精度適宜：每一份商務圖表，都應當根據彙報目的的不同，根據數據背後的核心觀點，調整圖表的精度。比如：作為部門彙報時，應當細化各項業務指標的具體完成情況，精細到每個業務人員身上；而作為公司整體年度報告，則精度不宜過細，往往會側重在趨勢、差異點的呈現上。

因此，把握數據的呈現需求、想清楚你的彙報內容，再動手去做，才能夠事半功倍地製作出高質量的商務圖表。

第二步，決定圖表質量30%的因素是，確認「商務圖表風格」。

推薦大家「由終而始」地設計、構建圖表的內容，從崗位出發、從業務特點出發、從領導關注的KPI出發，梳理出最重要的指標數據，然後再選擇對應的圖表類型。

比如，在一份綜合性的業績圖表報告中，首先要告訴領導的是，業績指標總額、完成率是多少，然後才是具體的每個產品線、月份、業務小組的完成情況。在整體的圖表布局上，遵循由整體到局部、先重點后輔助、自上而下、自左向右的數據展示邏輯。在正式動手製作之前，也可以在草稿紙上，先手工繪製需要布局的內容，然後進行整體布局規劃。在配色方案上，優先選擇公司Logo中的顏色色系。避免大面積使用色彩飽和度過高的顏色，如大紅色、亮黃色等。

第三步，掌握「繪製圖表技巧」，也就是純粹的實操技術部分，我認為這塊只佔到決定圖表質量的20%。

在商務圖表的整體製作上，到最後其實技術根本不是問題。但是如何有效地應用好本書相關的技能技巧，就需要以真真切切的實操練習、實踐應用做基礎。我相信，大家跟著本書配套的示例文件一起對照操作，了解每一個圖表的具體用途、設置技巧、圖表工具、步驟實踐、列印發布等，就一定會成為一個「商務圖表」製作高手！