1.4 更加人性化的Excel2016圖表工具

1.4

更加人性化的Excel2016圖表工具

1.4.1製圖工具

該如何選擇商務圖表的製圖工具呢？單Office家族，就有Word、PowerPoint、Excel，此外還有其他的製圖工具，比如：Photoshop、AE、AI、3D動畫等（見圖1-25）。

圖1-25

Word擅長於文字的排版與處理，PowerPoint則側重於觀點的呈現與表達，Photoshop多使用在圖片的後期修圖上，AE為影視特效的專業工具，AI可用於繪製精細化的矢量插畫，3D動畫等也有各自擅長的領域。但回到數據的本源，只有Excel商務圖表能夠實現數據與圖表的動態聯動，製作動態圖表。

你也許會說，Word和PowerPoint也能夠獨立插入包含數據源的圖表。但是這些數據本質上是結果，是已經加工完畢的報表了。它們無法做到像Excel那樣隨著數據源的每一筆業務流水的變化，圖表同步變化。這也正是我一直推薦大家用Excel製作商務圖表的理由所在：

①不需要安裝大型軟體，只需常見的OfficeExcel就能夠完成高級圖表的製作。

②圖表真正做到了隨著原始數據的變動而變動，並非像Word、PowerPoint那樣，只是關聯了製圖數據源。如果業務數據本身發生了變化，Word、PowerPoint不具備聯動變化的屬性。

③多張Excel圖表能夠在同一個Sheet頁面內進行統籌布局，實現智能BI看板、圖表綜合報告的製作。

相較於行業內動輒二三百萬元起步的商業智能管理系統、BI可視化管理看板等，Excel商務圖表在視覺呈現上毫不遜色且易於上手。其不需要具備複雜的技巧、技術，僅僅通過設置、點選滑鼠的方式，就能夠快速實現圖表看板與Excel數據源的協同工作，是大多數企業實現數據可視化的最高性價比工具。

1.4.2Excel圖表

Excel圖表工具包含【設計】（見圖1-26）和【格式】（見圖1-27）兩個選項卡。在Office2016中，採用了「上下文選項卡」的設計思路。顧名思義，也就是上文的選項卡是根據下文工作區域中選定的內容而決定的。只有當你選擇了【圖表】區域以後，才會在工具欄中出現【圖表工具】相關的選項卡。如果你在工具欄中沒有找到本書圖示中對應的選項卡，往往是因為你在選定區域時，沒有選擇正確的元素造成的。

圖1-26

圖1-27

在整個Excel的培訓、分享中，我發現大家提出的問題，往往是因為第一步的選擇對象不正確所造成的。Excel、VBA甚至Java語言等，都是一種針對對象的語言，我們所做的操作是針對這個對象的一系列設置參數的結果。因而這也就要求我們，在做設置之前，先選定「正確的對象」，然後再執行相應的操作。在本書的編寫過程中，我們也將貫穿這一基本原則，所有的操作都以這樣的操作邏輯進行講解：比如，選中【A1】單元格，單擊【開始】選項卡中的【條件格式】，選中數據系列后單擊滑鼠右鍵打開【設置數據系列格式】窗格，選擇圖表區域后單擊【圖表工具】中的【設計】選項卡，之後單擊【更改圖表類型】按鈕。

關於Excel的版本，我們選擇目前市面上最新的Excel2016版本進行編寫。Excel2016相較於Excel2010及以下的版本，在功能上及操作的便捷性上有很大的不同。比如：關於圖表的設置，Excel2010及以下的版本，都是以打開對話框的方式進行呈現的。而Excel2013及2016版本，則是以右側窗格的方式，呈現圖表元素的具體設置參數。在實踐操作時，你只需要用滑鼠點選具體的每一個圖表元素，右側的窗格就會發生相應的變化。比如：選擇了「主要網格線」，圖表區域的右側窗格即顯示【設置主要網格線格式】（見圖1-28）；選擇了「數據系列」，圖表區域的右側窗格即顯示【設置數據系列格式】（見圖1-29）；依此類推，非常便捷。並且所有的參數變化，都能夠在圖表區域同步呈現，所見即所得。

圖1-28

圖1-29

推薦大家使用Excel2016來對照本書學習高質量的商務圖表製作。並且，在Excel2016中已經新增了更多、更優秀的圖表類型，在ExcelPowerMap上的表現也更為出色。

此外，當你單擊【文件】選項卡的【新建】選項后就會發現，微軟提供了很多Excel模板。這裡的每一份模板都完美地符合了「三表原則」（數據源表、參數表、報表）（見圖1-30）。

圖1-30

以「車輛日誌」模板為例，單擊【文件】選項卡的【新建】選項后，Excel提示你：「正在下載您的模板」，稍後該模板下載完畢（見圖1-31）。

圖1-31

下載完畢后，Excel自動創建了一個「車輛記錄簿」工作表（見圖1-32），在工作表的頂部是KPI數據，比如：總里程、加油費總計、維護費用等。從左向右依次分佈的是各類費用構成圓環圖、加油費/維護費用各時間區間內消耗情況的動態圖表。用戶可單擊圖形窗口的下拉選項，選擇對應的圖表展示項目。通過增減下部加油記錄、貸款還款、維護記錄的明細情況，可實現數據明細與圖表的聯動呈現。你能夠感受得到每增減一筆記錄對整體圖表的點滴影響。用Excel製作數據圖表的意義也由此可見一斑：數據為源，讓數據會說話。

圖1-32

1.4.3製作流程

具體製作流程如圖1-33所示。

圖1-33

1.整理Excel基礎數據源

用Excel製作商務圖表，能夠通過函數、數據透視表等工具，實現圖表數據的實時刷新，保障統計結果與數據源完全對應。

試想，如果你的老闆或者客戶，拿到的數據是滯后甚至是錯誤的，那麼即使你的圖表再美觀、再華麗也於事無補。

所以，讓我們從數據源開始整理吧。數據源，顧名思義，就是我們進行數據分析的數據來源，它是商務圖表的製圖基礎。對於數據源，我們必須做到「完整、清晰、準確」。

它可以是我們日常工作中的合同台賬、人員檔案、質量檢驗記錄、設備維修日報、完工統計表等，它就是一張普普通通的「流水賬」：標題在上、明細在下，隨著明細的增加，數據源不斷擴充。每一行數據+標題行，都能夠代表一條完整的信息。

那麼該如何避免在數據源中丟失重要信息呢？如何從數據源開始製作不同的統計報表、圖表，查看是否滿足業務統計報告需要？當然，也可以根據統計指標的要求，逆向設計Excel的統計表格，考慮需要包括哪些欄位、項目，也就是我們的列標題。

舉個例子，我們要分析全年銷售業績情況，要查看每個產品類型的具體合同總額，就需要在Excel數據源中具備「產品類型」這個欄位名，也就是Excel的列標題。當然了，如果在一級產品類型下還對應了二級產品明細分類的話，也可以繼續對它進行二級、三級甚至更多級的分類。這只是圖表呈現精細度的不同。你會發現，隨著數據的細化與加深，管理的顆粒度也會更加精細化。

那麼在數據整理的過程中，我們就可以使用單元格自定義格式、數據有效性、函數公式、外部數據導入的技巧，以完成數據的快速錄入與整理了。

在自動化的工廠中，還可以使用自動化數據採集設備，以完成基礎數據的錄入工作，比如：二代身份證讀卡器，可以直接將身份證信息自動回填到對應的Excel表格中；質量檢測設備，可以直接將遊標卡尺的數據自動回傳到計算機系統中；數控加工中心，可以通過POP信號傳輸器直接將工件加工計數數量自動反饋到你需要的任何接收載體中。

最終，我們通過數據透視表的構建，可以完成基礎數據的快捷整理，並且實現數據源增減變化時透視結果的聯動更新，讓數據結果及時有效地反映出當前業務的實際情況。

2.確認Excel圖表主題

一份好的商務圖表，必須具備體現業務關鍵數據的屬性，也就是崗位KPI，比如：銷售部門關心的合同總額、人力資源部門關心的員工總人數、生產部門關心的產值總額、老闆關心的利潤率等。總之，要根據你所處的崗位、行業情況，梳理出你、你的直接領導、公司老闆，甚至你的客戶最關心的關鍵指標。然後圍繞這個核心主題，設計圖表的呈現，或者做多個圖表的合理布局與規劃。

舉個例子：銷售人員差旅費的高低，這個指標重要嗎？重要，但並不是在任何報告中，它都是絕對重要的。比如在製作銷售部整體業務展示的圖表看板時，先要告訴老闆，今年我們一共簽了5000萬元的合同，然後再用「商務圖表的語言」，依次介紹銷售部其他指標的情況。這樣，差旅費這個指標數據就應當排布在靠後的位置了。在漸進明細的過程中，具體分析每個業務員的合同額與費用對比情況。

下面看看阿里在2014年「雙11」時所展示的專業的商務圖表（見圖1-34），在圖中遵循先總後分、先重要后次要的布局原則，比如將業務中的KPI數據即銷售成交額、無線成交佔比等，以大號字體、醒目的方式放在圖表開頭的核心位置，然後再依次向下，向兩側排布其他數據。那麼除了必要的圖表信息以外，你可能還需要加註其他的內容，比如：數據來源、截止日期、重點結論、改進方案等。

圖1-34

3.製作Excel商務圖表

那麼，在掌握了Excel圖表編製基礎之上，我們該如何製作Excel商務圖表呢？我在這裡給大家分享3個小技巧。

（1）重新整理圖表數據源

在Excel中通過基礎數據源整理的各類統計表、透視表，不等於我們的製圖數據源。比如：我們需要在柱形圖（見圖1-35）中，根據籃球、足球的銷售業績情況，分別呈現出不同的圖表效果。這就需要我們對數據源進行再加工，將業績情況分別放在籃球、足球兩個不同的數據列上，這樣才能實現「一圖雙色」的填充效果。實際上，在商務圖表的構建中，往往需要使用個性化的輔助列，以幫助我們實現圖表的呈現效果。從而避免一張圖表因為載入了過量的圖表信息而「圖不達意」。

圖1-35

你看，在這張圖表（見圖1-36）中，我們就包含了ABCDE5家公司的業績情況。如果每個數據都標識、呈現出來，圖表將會變得特別亂，讓人看著累的同時也難以看清具體的數據。

圖1-36

解決方案如下。

在數據源之外，構建一個輔助列。根據【公司】單元格中所選的數據內容，判斷輔助列中是否呈現數據。

通過這樣的方式，我們再在原圖上構建一個新的折線圖，然後將默認列表中所有折線圖的顏色都改為灰色。這樣，根據你選擇的結果，就會在原圖上重新出現一條新的折線，我們再把這條新的折線標上公司Logo的顏色，讓它凸顯出來即可。

通過這樣的技巧，便讓你的商務圖表出現了一種人機交互的動態圖表效果。所以說，「動態圖表」之所以會動，是因為Excel根據你選擇的結果，使圖表所用到的數據源中對應的數值發生了變化。透過現象看本質，看似神秘的「動態圖表」，其實只不過是用了函數，讓製圖數據源變化所致。

（2）有問題單擊「滑鼠右鍵」

上小學的時候老師教過我們，遇到問題找警察叔叔來幫忙。在Excel中，你遇到問題，就單擊滑鼠右鍵。在製作商務圖表的時候，單擊滑鼠右鍵，我們就可以打開對應的圖表信息設置對話框。在Excel2016中，這個窗口變得更加人性化，它會直接在工作區域的右側彈顯。最重要的是，它會根據滑鼠選擇元素的不同，呈現不同的設計狀態。

比如：選擇坐標軸，它就是【設置坐標軸格式】窗格；選擇標題，它就是【設置圖表標題格式】窗格。總之，非常靈活好用。比起Excel2010及低版本的操作界面來說，Excel2016要便捷很多，再也不需要分別打開設置窗口並且在完成設計后，再單擊【確定】按鈕關閉設置窗口了。

另外，因為在圖表中對於每個柱形圖或條形圖數據區域的美化，常常涉及重複性的操作，累而無效。在這裡，我建議大家多用F4功能鍵。它除了在函數與公式中可以快速完成單元格地址的絕對引用與相對引用的切換，還可以在Excel中實現快速重複上一步操作的功能。當然了，這個功能也適用於PowerPoint和Word的操作中。比如：在環形柱狀圖（見圖1-37）的填充設置中，在為第1個系列的圓環圖設置了漸變的效果后，在對其他系列的圓環圖設置相同效果時，只需要按F4鍵，便可快速完成設置了。

（3）Ctrl+C組合鍵與Ctrl+V組合鍵的妙用

在很多商務圖表的設計中，經常出現這樣的效果，比如：用五角星疊放的方式（見圖1-38）來表示每位滴滴司機的好評情況。

那麼它是如何實現的呢？這其實就是普通的柱形圖，只不過我們使用五角星來代替常規顏色進行了填充。實現的方法也非常簡單，你可以選擇插入一個五角星的形狀，按住Shift鍵拖曳繪製以後，按Ctrl+C組合鍵複製，然後再單擊圖表區域的柱形圖，之後按Ctrl+V組合鍵粘貼即可。

圖1-37

圖1-38

然而直接粘貼后，你會發現，這個五角星被拖曳得變形了，效果並不理想。此時你只需要選中柱形圖以後，單擊滑鼠右鍵，選擇【設置數據系列格式】。在右側的設置區域中，找到一個「油漆桶」，也就是【填充與線條】選項卡。此時我們發現，所謂的Ctrl+C組合鍵和Ctrl+V組合鍵只不過是在用「圖片或紋理填充」的方式來填充柱形圖。因此，你只需要改變圖片的填充方式為【層疊】就可以實現五角星的層疊效果了。最後，你也可以在【系列選項】選項卡下，調整柱形圖的分類間距至合適的大小，這樣就可以使5星的數據柱形圖中，恰好出現5個完整的五角星效果了。

那麼如何搜集到合適的圖片、圖標（即ICON）來填充到我們的圖表中呢？這裡推薦大家使用阿里的iconfont網站。你可以直接在搜索框中搜索關鍵詞，如：人員。然後，找到合適的ICON，直接下載就可使用了。並且網站支持直接編輯ICON顏色，這樣你就可以下載符合自己圖表配色方案的ICON，而且還是完美的PNG格式。即調整ICON大小時，不會發生圖片失真的情況。