第三篇 物流採購管理（1）
第七章商品採購管理基礎
第一節採購物流的基本內容
一、訂購數量
對採購多少的控制，採購部門首先應對每一份請購單審查其請購數量是否在控制限額的範圍內，其次是檢查使用物品和獲得勞務的部門主管，是否在採購單上簽字同意。對於大宗採購必須做各種採購數量對成本影響的成本分析。內部控制制度必須對這些成本分析作出強制性的規定，並指定專人對成本分析是否實施進行監督。
下列內容是成本分析的重點：
⑴將各種請購項目進行有效地歸類，然後利用經濟批量法測算成本。
⑵對於請購數量不大或者零星採購的物品，採購批量的成本分析控制可參照資金預算來執行。
採購量越多，價格越便宜，但不是採購越多越好，資金的周轉率、倉庫儲存的成本都直接影響採購成本，應根據資金的周轉率、儲存成本、物料需求計劃等綜合計算出最經濟的採購量。採購量的大小取決於生產銷售與資金的調度。物料採購量過大，造成過高的存貨儲備成本，資金積壓，物料採購量過小，則採購成本提高，因此必須事先確定好採購量。
使存貨總成本最低的訂購量被稱為經濟訂購量，它包括訂購成本和存貨儲備成本。訂貨成本隨訂購量的增加而減少，包括：
⑴請購手續成本。請購所花的人工費用、用品費用、主管及有關部門的審查費用。
⑵採購成本。估價、詢價、比價、議價、採購、通信聯絡、事務用品等所花的費用。
⑶進貨驗收成本。驗收的人工費用、交通費用、檢驗儀器儀錶費用等。
⑷入庫成本。搬運所花費的成本。
⑸存貨的保養維持需要資金的投入。投入了資金就使其他需要使用資金的地方喪失了使用這筆資金的機會，要注意這個機會成本。如果每年其他使用這筆資金的地方（如存入銀行或購買股票）的投資報酬率為15%，即每年存貨資金成本為這筆資金的15%。
⑹折舊及陳腐成本。存貨容易發生品質破損、變異、報廢、價值下跌、獃滯料等等。
⑺其他。如存貨的保險費用等等。
二、採購方式
1．按採購方式分
⑴直接採購。直接向物料生產廠商進行採購。
⑵委託採購。委託某代理商或貿易公司向物料生產廠商進行採購。
⑶調撥採購。在幾個分廠、合作廠商或客戶之間，將過剩物料互相調撥。
2．按採購性質分
⑴公開採購和秘密採購。採購行為公開化或秘密進行。
⑵特殊採購和普通採購。採購項目特殊，採購人員事先要花很多時間進行採購情報搜集的採購行為；採購項目普通的採購行為。
⑶正常性採購和投機性採購。採購行為正常化而不帶投機性質的採購行為；物料價格低廉時大量買進以期漲價時轉手圖利的採購行為。
投機性採購往往是某種策略行為，如1997年底，愛多動用多達四五千萬元資金，採購25萬套的索尼305三碟機芯。由於新科用的是單純的索尼機芯，愛多想在上游截斷新科的供應源，以達到扼制新科的目的。投機採購要動用大量資金，要使用大量的倉庫空間以儲存投機性採購的物資，若物料規格改變，投機性採購的物質就有報廢的危險。
三、採購價格
1．採購價格要合適
⑴公開市場採購。採購人員在公開交易或拍賣時隨時機動地採購，因此採購大宗物料時，價格變動會比較頻繁。
⑵議價採購。採購人員與廠商經討價還價后，議定價格進行採購，一般來說，詢價、比價和議價是一起使用的，很少單獨進行。
⑶詢價現購。採購人員選取信用可靠的廠商將採購條件講明，詢問價格或寄出詢價單並請對方報價，比較后現價採購。
⑷比價採購。採購人員請數家廠商提供價格性能、質量等比較后，從中加以選擇以後，決定進行採購。
⑸訂價收購。購買物料數量巨大，幾家廠商無法全部提供，如紡織廠訂購棉花、糖廠訂購甘蔗等，或當市場上該物料短缺時，則訂定價格現款收購。
⑹招標採購。將物料採購的所有條件（如物料名稱、規格、品質要求、數量、交貨期、付款條件、處罰規則、投標押金、投標資格等等）詳細列明，進行公告。投標廠商根據公告的條件，在規定時間內，交納投標押金，參加投標。招標採購的開標按規定必須至少有三家以上廠商從事報價投標方得開標，開標后基本以報價最低的廠商得標，但得標的報價仍高過標底時，採購人員有權宣布廢標，或徵得監辦人員的同意，以議價方式辦理。
2．決定一個合適的價格的步驟
⑴多渠道詢價。全方位探聽市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。
⑵比價。要分析各供應商提供材料的性能、品質要求、規格、用量等才能建立比價標準。
⑶自行估價。自己組成由採購員、技術員、成本會計構成的估價小組，在品質合格的條件下，估算出準確的底價。
⑷議價。根據底價的資料，市場的行情，供應商用料的不同，採購量的大小，付款期的長短等等與供應商議定出一個雙方都能合理接受的價格。
四、採購時間
⑴採購計劃的制定要非常準確，該進的物料不依時間進來，將造成停工待料，增加管理費用，影響銷售量和信譽度；太早採購囤積物料，又會造成資金的積壓、場地的浪費、物料的變質。所以依據生產計劃制定採購計劃，按採購計劃適時地進料，既能保證生產、銷售順暢，又可以節約成本，提高市場競爭力。什麼時候發出購貨訂單，既要防止正常的生產線待料停工，嚴重影響產銷的順利進行，又要防止過早地使現金閑置在存貨資產上，一般採用分析最低存貨點和經濟批量法進行控制。但當請購單已經提出，完善的採購內部控制制度應按規定及時處理請購單，並應將這些請購單的處理結果及時通知倉儲和生產部門。
⑵購置準備時間是從請購單到採購材料入庫之間的時間。購置準備時間包括：請購單的核准、呈請時間；處理訂購單的時間；供應商製造備貨的時間；運輸交貨的時間；驗貨的時間；入庫時間。在存貨控制的情況下，則按照存量控制的方法來決定採購時間，在定量訂購制下，每隔一定時期，即進行採購。適當採購時間根據不同的採購方式來決定。在現用現購物料的情況下，要從物料需用日期起，推算出合理的購置準備時間，以決定適當的採購時間；計算時還要考慮到成本最小化問題。
五、採購單位
⑴採購中有一個原則就是「適地」原則，即供應商離自己公司越近，運輸費用就越低，機動性就越高，協調溝通就越方便，成本自然就越低了。供應商的選擇要靠相應的內部控制制度：首先，採購部門在正式填制購貨訂單前，必須向不同的供應商（通常要求兩家以上）索取供應物品的價格、質量指標、折扣和付款條件以及交貨時間等資料。然後，根據這些資料，選擇最有利於企業生產和成本最低的供應商；這裡所指的成本並非是由供應商的價格唯一決定，而要綜合考慮各種因素。
⑵選擇好供應商以後，採購部門應及時填制購貨訂單。由於購貨訂單是授權執行並記錄經濟業務的，因而對它的控制相當重要。購貨訂單的控制制度包括：
⑶由專人複查訂單的編製過程和內容，包括複查有關供應商的主要文件資料、價格數量和金額的計算等等。其中價格須根據過去經驗確定的標準或平均價格相比照，以保證購貨訂單的正確性。如果購貨訂單的金額較小，此項複查可以簡略一些。訂購手續辦完后，應即填寫訂單一式三聯，讓請購人證實訂貨單內容，把第一、二聯送給他們作登記用，交驗收部門以便他們在收到貨物時，有驗收的標準。預先應對每份訂單進行編號，保證日後訂單能被完整的保存，並能夠在會計上對所有購貨訂單進行處理。在訂單向供應商發出前，必須由專人檢查該訂單是否得到授權人的簽字，以及是否經請購部門主管批准的請購單作為支持憑證，以確保購貨訂單的有效性。
第二節採購中應注意的問題
一、財務、審計控制
控制採購活動要實現下列目標：保證採購業務合法有效；保證所購材料儘可能質優價廉；保證採購成本核算正確；保證採購記錄真實完整。
1．控制關鍵點
⑴控制關鍵點
為實現上述控制目標，企業應建立以採購申請、經濟合同、結算憑證和入庫單據為載體的控制系統，並在該系統中設置下列控制點和關鍵控制點：審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記賬。其中，「承付」、「驗收」和「審核」為關鍵控制點，如表7-1所示。
表7-1材料採購控制系統流程圖說明
控制點控制目標控制措施
審批保證經濟業務在授權下進行供應部門提出採購計劃，主管計劃的負責人審批採購計劃，並簽章
簽約保證供貨按約定的條件執行採購人員根據授權按計劃簽訂合同，大額、大宗材料的重要合同經內部審計部門審核
登記保證及時正確地處理托收承付事項財務部門收到供貨方從銀行轉來的托收憑證后，立即進行登記，並及時轉送採購部門，以備承付時核查
承付保證貨款支付正確、適當供應部門檢查托收憑證及有關合同，是否承付
驗收保證材料的品種、數量、質量等符合要求倉儲部門驗收材料的品種、數量，填寫入庫單，並在入庫單上籤署意見
審核保證材料採購的有效性、完整性和合理性財務部門審核托收憑證，承付意見書及入庫單等憑證，無誤後作為結算、記賬的依據
記賬保證會計核算資料真實完整會計人員根據原始憑證，編製記賬證明，及時登記有關賬簿
⑵控制注意事項
◎付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務。
◎貨物的採購人不能同時擔任貨物的驗收工作。
◎貨物的採購、儲存和使用人不能擔任賬目的記錄工作。
◎接受各種勞務的部門或主管這些業務的人應適當地同賬務記錄人分離。
◎審核付款的人應同付款人職務分離。
◎記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業務。
2．防止採購舞弊
在採購中，常見的舞弊方法有押金抵物、虛列採購、有單無貨、塗改貨物單價等。
⑴押金抵物
是指會計人員利用材料核算和管理上的可乘之機，把應向客戶收回的保證金(如向客戶借用包裝物等所交納的押金等)抵作材料採購入賬，並將其款項侵吞為己有的一種貪污技巧。
審計對策：審查材料採購的計賬依據是否真實、合法，以落實是否將押金收據作為入賬依據；審查材料的採購價格是否合理，以落實是否將應退的包裝物價格一併計入的情況；審查押金核算的賬務處理是否正確，檢查是否存在其它往來交易科目變為採購賬目支出；向客戶有關部門及人員進行詢證以落實押金是否退回，是否被直接侵吞等。
⑵虛列採購
是指會計人員或採購人員利用材料採購業務管理及核算上的漏洞。偽造材料採購的業務事項，達到支取貸款、中飽私囊的目的。其主要舞弊手法是：
◎會計員、保管員、採購員相互勾結開具假髮票和假入庫單入賬，共同分贓。
◎會計人員無證記賬、虛支貨款，即只編製記賬憑證，不附原始憑證。
◎塗改以前年份的採購發票在本期支取貸款的入賬。
◎偽造原始憑證，用自製憑證代替購貨發票以支取貨款。
◎本單位人員與客戶有關人員內外勾結，以假髮票、假進貨進行舞弊。
在審計時應注意從下面幾個方面進行審查：審查採購業務原始憑證的真實性，以落實是否採取偽造或塗改憑證的手法進行舞弊；審查採購業務原始憑證的合法性，落實假髮票存在與否；審查採購業務，計賬依據的完備性，以落實是否採取無證計賬的手法進行舞弊；審查採購業務處理的正確性，以落實是否利用賬務處理技巧套取現金或挪動公款等。
⑶有單無貨
是指採購員（或會計員、保管員）相互勾結利用採購管理上的漏洞與可乘之機，以正式的採購單據報賬結算，但卻將實物竊為己有的一種貪污方法。這種舞弊方法大都發生在內部控制不完善、材料驗收入庫及報賬制度（不附入庫單）不嚴密的單位，在內部控制較為嚴密的單位則表現為合夥舞弊、即採購員與驗收員（保管員）或會計員相互勾結，開假入庫單報假賬。
在審計時應注意從下述幾個方面進行審查：審查採購業務計算各商品需求量。採購單可由單筆或多筆商品組成，且允許有不同進貨日期。
⑷塗改發票單價
◎是指採購員或貨物購買人員利用經營或經辦購買貨物業務的職務便利條件，將供貨方開具的發票的單價及金額擅自塗改為大數，然後採取虛報貨款的手段騙取會計部門的信任，侵吞會計部門的多付貨款為己有的一種舞弊技巧。
◎審計對策：鑒別發票的真實性，看其數字有無塗改痕迹；了解市場價格，看其貨物價格是否合理；向供貨客戶調查詢證，核查發票價格的真實和經營業務的實情。
◎採購物品抵達后，接著就是入庫作業，其處理系統包括預定入庫數據處理和實際入庫作業。預定入庫數據處理為入庫月台調度、入庫人力資源及機器設備資源分配提供參考。數據來源為：採購單上的預定入庫日期、入庫商品、入庫數量等；供應商預先通告的進貨日期、商品及入庫數量。可列印定期入庫數據報表。實際入庫作業則發生在廠商交貨時，輸入數據包括採購單號、廠商名稱、商品名稱、商品數量等。可輸入採購單號來查詢商品名稱、內容及數量是否符合採購內容並用來確定入庫月台，然後由倉管人員指定卸貨地點及擺放方式並將商品疊於托盤上，倉管人員檢驗后將修正入庫數據輸入，包括修正採購單並轉入庫存入庫資料庫並調整庫存資料庫。退貨入庫的商品也需檢驗，可用品方可入庫。這種入庫數據既是訂單資料庫、出貨配送資料庫、應收賬款資料庫的減項，還是入庫資料庫及庫存資料庫的加項。
◎商品入庫後有兩種處理方式：立即出庫或上架出庫。對於立即出庫的狀況，入庫系統需具備待出庫數據查詢並連接派車計劃及出貨配送系統，當入庫數據輸入后即訪問訂單資料庫取出該商品待出貨數據，將該數據轉入出貨配送資料庫，並修正庫存可調用量。採用上架入庫再出庫的話，入庫系統需具備貨位指定功能或貨位管理功能。貨位指定功能是指當入庫數據輸入時就啟動貨位指定系統，由貨位資料庫、產品明細資料庫來計劃入庫商品所需貨位大小，根據商品特性及貨位儲存狀況來指定最佳貨位，貨位的判斷可根據諸如最短搬運距離、最佳儲運分類等法則來選用。貨位管理系統則主要完成商品貨位登記、商品跟蹤並提供現行使用貨位報表、空貨位報表等，作為貨位分配的參考。也可以不使用貨位指示系統，人工先行將商品入庫，然後將儲存位置登入貨位資料庫，以便商品出庫及商品跟蹤。貨位跟蹤時可將商品編碼或入庫編碼輸入貨位資料庫來查詢商品所在貨位，輸出的報表包括貨位指示單、商品貨位報表、可用貨位報表、各時間段入庫一覽表、入庫統計數據等。貨位指定系統還需具備人工操作的功能，以方便倉管人員調整貨位，還能根據多個特性查詢入庫數據。
◎採購數據應在商品入庫后，轉入應付賬款資料庫，會計管理人員為供貨廠商開立發票及催款單時，即可調用此系統，按供貨廠商做應付賬款統計表作為金額核准用途。賬款支付后可由會計人員將付款數據登錄，更改應付賬款文件內容。高層主管人員可由此系統製作應付賬款一覽表、應付賬款已付款統計報表等。
二、防範採購回扣
採購中的回扣問題經常發生，回扣是指賣方企業非法支付給買方企業或買方企業員工的賄賂金。賣方企業向買方企業或買方企業員工支付回扣以期取得買方企業員工的欺詐性合作，藉以提高利潤。而這是以買方企業的損失為代價的。賣方企業支付回扣給買方企業員工進行串通欺詐時，通常意在獲取以下兩個利益：
⑴非法提高利潤率。提高利潤率是賣方企業支付回扣的目的所在。賣方企業通過支付回扣給買方企業有關的員工，使其同意不正當的訂單變動、價格上漲，買通買方企業的檢驗和質量控制部門，使其低於標準的材料和不符合規格要求的產品得以使用，並設法避開其他買方企業職能部門對質量和價格的不良反饋。
⑵非法爭取業務。一些企業運用回扣，以先於競爭對手獲得有關買方企業計劃和戰略方案信息，及買方企業估價小組所使用的未公開的投標估價準則，偷看競爭對手的密封投標，向競爭對手提供誤導性信息從中破壞，使其不具備資格；或籠絡買方企業公司有影響的要員否決其他競爭對手；或使標的設計要求只有支付了回扣的賣方企業才能達到，以此達到欺詐目的。
1．造成賣方企業欺詐因素
了解賣方企業欺詐的促成因素，是及時辨別賣方企業欺詐的一個重要前提。任何企業都可能發生賣方企業欺詐事件，但具有以下情形之一的企業更易發生賣方企業欺詐事件。促成賣方企業欺詐發生的一個重要原因，就是買方企業本身具有欺詐行為或不道德行為。企業的紀律風氣很重要，如果企業本身行為不道德或容忍不道德行為的發生，那麼員工接受賣方企業回扣或參與其他利益的爭奪則會頻繁發生。對賣方企業欺詐事件的先兆一無所知。由於不清楚賣方企業的欺詐行為的先兆，買方企業發生欺詐的可能性更大且不易被察覺，對賣方企業的欺詐行為不了解或不具備相關的知識，又無明確的對賣方企業欺詐行為制約的制度，很可能成為賣方企業欺詐的對象。
2．支付回扣資金方式
賣方企業所支付的回扣資金不可能在其賬上發現，回扣資金通常是通過以下非法經濟活動取得和支付：
非現金賄賂可以作為公司一項正常開支予以抵銷掩蓋。如公司為其工作人員購買或租用汽車時，可以為那些曾經對公司有「幫助」的買方企業員工贈送若干飛機票、旅遊費、運動會入場券也可以這種方式處理；其中最易掩蓋的賄賂就是賣方企業早已提供的產品或勞務，如修建對買方企業公司員工「有利的」娛樂城等。
按照賣方企業的意思，使用資金進行賄賂，向不誠實的顧問、律師和會計人員支付虛構的業務費。賣方企業在支付給對方的支票上，只註明是一筆應支付給受賄人或一家並不存在的公司或串謀者的款項，並同時將它作為銷售費用、諮詢費用等列支。這樣，可以在某種程度上掩蓋這種支付行為。以貸幣的形式儲存變現后的過期設備、剩餘產品等的行為也是用以行賄的方法。
3．防止採購回扣的方法
⑴五到位、一到底。「五到位」就是採購的每一筆物資都必須5方簽字，即採購人、驗收人、證明人、批准人、財務審查人都在憑證上簽字，才算手續齊全，才能報銷入賬。「一到底」就是誰採購誰負責到底，包括價格、質量、使用效果都記錄在案，經得起檢查，什麼時候發現問題什麼時候處罰。
⑵三分一統。「三分」即三個分開：市場採購權、價格控制權、質量驗收權，三權分離，互不越位；「一統」即合同的執行特別是結算付款一律統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能與客戶見面，實行封閉式管理。財務部根據合同規定的質量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算后付款。這樣形成了一個以財務管理為中心，以降低成本為最終目的的制約機制。
⑶三公開兩必須。「三公開」即數量、品種和質量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，採購結果公開；「兩必須」，是必須貨比三家后採購，必須按程序、按法規要求籤訂採購合同。
⑷三統一分。材料和備品配件的採購形成這種管理機制「三統一分」：所有外購材料統一採購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款，費用分開控制。只有統一管理，統一採購，才能既保證需要，又避免漏洞；既保證質量，又降低價格；既維護企業信譽，又不上當受騙。分廠對費用的節約或超支負責，並決定採購計劃和採購項目，決定是否購買，購買多少。這樣，物資採購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互制約的機制。
⑸監督制度全過程、全方位。全過程的監督是指採購前、採購過程中和採購完成後都有監督。從採購計劃的制訂開始，到採購物資的使用結束，這其中有多個環節(計劃、審批、詢價、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領用)，每一個環節都有監督。但重點是對制訂計劃、簽訂合同、質量驗收和結賬付款四個環節的監督。主要監督計劃的合理性和準確性；合同的合法性和公平程度；質量的監督是保證驗收過程不降低標準，不弄虛作假；對付款的監督是確保資金安全，按程序、按合同履行。把監督貫穿採購活動的全過程，是確保採購管理規範和保護企業利益的第二道防線。全方位的監督，是指行政監察、財務審計、制度考核三管齊下。
監督機制的生命在於責任追究，責任追究的關鍵是重獎重罰並及時兌現。只要發現不按程序、不按標準執行的先兆，就當即下考核單，或限期整改或嚴厲處罰，隨時兌現。科學、規範的採購機制，不僅可以降低企業的物資採購價格、提高物資採購質量，還可以保護採購人員和避免外部矛盾。
三、保證採購質量
如果所採購的原材料的質量有問題，將會直接影響到產成品的質量。在採購中要徹底保證採購的質量，以求防患於未然。採購材料的成本是直接的，所以每個企業領導層非常重視，而品質成本是間接的，所以就被許多企業的領導層忽略了，價廉物美才是最佳的選擇，偏重任何一方面都會造成最終產品成本的增加。
品質不良，經常性的退貨，造成各種管理費用增加。經常退貨，造成經常性的生產計劃變更，增加生產成本，影響交貨期，降低信譽和產品競爭力。還會需增加大量檢驗人員，增加成本。
生產過程中，因原材料不良造成製作中的不良品增多，返修多、返工多，增加時間成本和人員成本。成品品質不良率加大，客戶投訴及退貨增多，付出的代價就高。
1．選擇合格的供應商
⑴對供應商提供符合要求產品的能力的確認，可用以下一種或幾種方法：供應商能力和（或）質量體系的評價；產品樣品評價；對比類似產品的歷史情況；對比類似產品的試驗結果；對比其他用戶的使用經驗。
⑵合格供應商的主要標誌是：供應優質的產品；發貨準時；發貨數量準確；價格合適；服務良好。
2．合約控制
⑴質量保證協議
企業應與供應商達成明確的質量保證協議，以明確規定供應商應負的質量保證責任。協議可包括下列內容：
◎信任供應商的質量體系。
◎隨發運的貨物提交規定的檢驗/試驗數據以及過程式控制制記錄。
◎實施本企業規定的正式質量體系。
◎由供應商進行100%的檢驗/試驗。
◎由供應商進行批次接收抽樣檢驗/試驗。
◎由本企業或第三方對供應商的質量體系進行定期評價。
◎內部接收檢驗或篩選。
⑵驗證方法協議
與供應商就驗證方法達成明確的協議，以驗證是否符合要求。協議中有可能包括供需雙方交換檢驗和試驗數據，以保證其產品質量。驗證方法的協議內容主要是規定檢驗項目、檢驗條件、檢驗規程、抽樣方法、抽樣數據、合格判據、供需雙方需交換的檢測資料、驗證地點等。
⑶解決爭端的協議
應制定的有關制度和程序，以解決供應商和本企業之間的質量爭端。應就常規問題和非常規問題的處理做出規定。常規問題是不符合產品技術標準的一般性質量問題；非常規問題是產品技術標準範圍之外的質量問題或成批不合格或安全特性不合格等，還包括處理質量問題時，其處理方法和補救措施。
3．檢驗
檢驗過程的具體實施主要採取方式有：
⑴建立健全取樣制度
質檢處見到物管處採購產品的取樣通知后，由質檢處的取樣人員進行現場取樣，取樣必須按標準取樣，要有代表性以防取樣不規範，杜絕供應人員送樣品、倉庫人員取樣的現象。因此要建立嚴格的取樣制度，明確質檢處人員按標準取樣。
⑵採取封閉式檢驗法
封閉式檢驗就是要求採購部門、供貨單位、車間人員未經許可，不準進入分析室，保證分析室的安靜，以免人為因素的影響和干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標準進行檢驗，並客觀公正地進行判定。質檢處的檢驗人員、管理人員、部門領導也不得與上述人員有非正常的接觸。
⑶對不合格採購品的處置制度
對於不合格的採購品，要由採購處、生產車間、管理部門進行評審，根據評審意見決定對該批貨是退貨還是讓步接收。讓步接收只能是在不影響產品質量和保證生產的前提下，降價接收讓步採購的物品，並要有質檢處的報告單。
4．驗收要點
◎驗收控制的工作程序是：驗收部門應獨立於採購、發運、會計和存貨控制等職能之外。
凡有可能，對每一個工廠和辦公室區域應當建立一個中心驗收點，所有收貨都應通過這個點辦理。
◎所有商品收貨都要有已批准的購貨訂單的副本作證，任何在購貨訂單內的來貨應有適當高層管理人員的書面批准為準。
◎收貨應由檢驗部門檢查、點數、稱量或量度，至少必須抽查試驗。
◎對所有購進貨物的驗收報告必須由請購或採購之外的人編製。
◎購進貨物要編號。
◎採購和質量控制等部門應對所有來貨備有記錄（如手動的或聯入電腦網路的驗收記錄），表明供應人、運輸人、採購訂單號碼等。
◎超過原訂購數量的進貨不得驗收，除非得到適當的批准，並在當地管理部門已建立書面許可的限度之內。
◎短少貨物應立即通知採購和應付賬款部門，以保證正常的會計處理和及時的後續追索。所有購進貨物，必須經過質量控制檢查，必須儲藏在另設的分開的隔離區內或明顯的標明「不得移動」等字樣，一直保持到批准放行送儲藏為止。
◎採購部門應對來貨預期日期有預先通知。
◎顧客退貨，必須檢查、點數，如認為必要，須與其他收貨隔開。
◎從儲藏倉庫轉移原材料和包裝材料，必須並只能根據正當批准的申請單，並且必須在該項移動發生的當期會計年度記載入賬。
◎存貨入庫，應立即作獨立鑒定並書面認證，在收貨中發現數量不足時，應立即進行核查調節。
◎如果有條件的話，應使用經數碼編號控制的借項通知單，以保證恰當的會計控制。在驗收時，發生存貨拒收，應清楚地直接標明，在倉庫分隔儲藏，並在財務報告中恰當記入。
◎凡發生應由運輸人或銷售人員負責的材料短缺、材料損壞或退貨等情況，應立即辦理追索。
第三節採購管理的優化
雖然質量、交貨期也是採購過程中的重要考慮因素，僅在傳統的採購方式下，質量、交貨期等都是通過事後把關的辦法進行控制，如到貨驗收等，交易過程的重點放在價格的談判上。因此在供應商與採購部門之間經常要進行報價、詢價、還價等多次談判，並且多頭進行，最後從多個供應商中選擇一個合適的供應商簽訂合同，訂單才決定下來。
在傳統的採購模式中，供需之間的關係是臨時性的或者短時性的合作，而且競爭多於合作。由於缺乏合作與協調，採購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，沒有時間做市場分析和計劃，而把大量時間消耗在日常重複的瑣碎事務上，供應與需求之間的這種缺乏合作的氣氛，增加了許多合作中的不確定性。同時，傳統的採購過程還使用戶需求響應能力遲鈍。由於供應與採購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋、在市場需求發生變化的情況下，採購方無法改變供應方已有的訂貨合同，因此採購一方在需求減少時，庫存增加，需求增加時，出現供不應求。重新訂貨需要增加談判過程，因此供需之間對用戶需求的響應沒有同步進行，缺乏應付變化需求的能力。
一、外部資源管理
⑴傳統採購管理的不足之處在於與供應商之間缺乏合作，缺乏柔性和對需求快速響應的能力，準時化思想出現以後，對企業的物流經營管理提出了嚴峻的挑戰，需要改變傳統的單純為庫存而採購的管理模式，提高採購的柔性和市場反應能力，增加和供應商的信息聯繫和相互之間的合作，建立新的供需合作模式。供應鏈管理思想就是系統性、協調性、同步性、集成性，外部資源管理是實現供應鏈管理的上述思想的一個重要步驟——企業集成。從供應鏈企業集成的過程來看，它是供應鏈企業從內部集成走向外部集成的重要一步。
⑵參與供應商的產品設計和產品質量控制過程。同步化運營是供應鏈管理的一個重要思想。通過同步化的供應鏈計劃，使供應鏈各企業，在響應需求方面取得一致行動，增加供應鏈的敏捷性。實現同步化運營的措施是并行工程。生產商企業應該參與供應商的產品設計和質量控制過程，共同制定有關產品質量標準等，使需求信息能很好地在供應商的業務活動中體現出來。
⑶一方面，在傳統的採購模式中，供應商對採購部門的要求不能得到及時的響應，另一方面，關於產品的質量控制也只能進行事後把關，不能進行實時控制，致使企業不能進行同步化運作。為此，供應鏈管理採購模式的第二特點就是實施有效的外部資源管理。這是將事後把關轉變為事中控制的有效途徑——供應管理或者叫外部資源管理。
⑷實施外部資源管理也是實施精細化生產、零庫存生產的要求。供應鏈管理中，一個重要思想是在生產控制中，採用基於訂單流的即時化生產模式，使供應鏈企業的業務流程朝著精細化生產努力，即實現生產過程的幾個「零」化管理：零缺陷、零庫存、零交貨期、零故障、零廢料、零（無）紙面文書、零人力資源浪費、零事故。
二、為訂單而採購
⑴在傳統的採購模式中，採購的目的是為了補充庫存，即為庫存而採購。採購部門並不關心企業的生產過程，不了解生產的進度和產品需求的變化，因此採購過程缺乏主動性、採購部門制定的採購計劃很難適應製造需求的變化。在供應鏈管理模式下，採購活動是以訂單驅動方式進行的，製造訂單的產生是在用戶需求訂單的驅動下產生的，然後，製造訂單驅動採購訂單，採購訂單再驅動供應商。這種準時化的訂單驅動模式使供應鏈系統得以及時響應用戶的需求，從而降低了庫存成本、提高了庫存周轉率和物流的速度。訂單驅動的採購方式有如下特點：
⑵供應商與製造商建立了戰略合作夥伴關係，簽訂供應合同的手續大大簡化，不再需要雙方的詢盤和報盤的反覆協商，交易成本也因此大為降低。在同步化供應計劃的協調下，製造計劃、採購計劃、供應計劃能夠并行進行，從而縮短用戶反應回饋時間，實現了供應鏈的同步化運作。採購與供應的重點在於協調各種計劃的執行。為了提高效益，採購物資直接進入生產部門。信息傳遞方式發生了變化。在傳統採購方式中，供應商對製造過程的信息不了解，也無需關心製造商的生產活動。但在供應鏈管理環境下，供應商能共享製造部門的信息，提高了供應商應變能力，減少了信息失真。同時，在訂貨過程中不斷進行信息反饋，修正訂貨計劃，保持訂貨與需求同步。
⑶訂單驅動的採購方式，簡化了採購工作流程。採購部門的作用，主要是溝通供應與製造部門之間的聯繫，協調供應與製造的關係，為實現精細採購提供保障。協調供應商的計劃是一個供應商有可能同時參與多條供應鏈的業務活動，在資源有限的情況下，必然會造成多方需求爭奪供應商資源的局面。在這種情況下，下游企業的採購部門應主動參與供應商的協調計劃。在資源共享的前提下，保證供應鏈的正常供應關係，維護企業的利益。
三、準時化採購
1．準時化採購的概念
準時化採購的基本思想是：在恰當的時間、恰當的地點、以恰當的數量、恰當的質量提供恰當的物品。它是從準時生產發展而來的，是為了消除庫存和不必要的浪費而進行持續性改進。要進行準時化生產，必須有準時的供應，所以必須要有準時化採購。它和傳統的採購方法在質量控制、供需、供應商的數目、交貨期的管理等方面有許多不同，其中關於供應商的選擇（數量與關係）、質量控制是其核心內容。
準時採購對於供應鏈管理思想的貫徹實施有重要的意義。
訂單驅動使供應與需求雙方都圍繞訂單運作，也就實現了準時化、同步化運作。要實現同步化運作，採購方式就必須是同步的，當採購部門產生一個訂單時，供應商即開始著手物品的準備工作。同時，採購部門編製詳細採購計劃，製造部門也進行生產的準備過程，當供應商拿到採購部門提供的詳細採購單時，供應商就能很快地將物資在較短的時間內交給用戶。當用戶需求發生改變時，生產訂單又驅動採購訂單發生改變。這樣一種快速的改變過程，如果沒有準時的採購方法，供應鏈企業很難適應這種多變的市場需求。因此，準時化採購增加了供應鏈的柔性和敏捷性。綜上所述，準時化採購策略體現了供應鏈管理的協調性、同步性和集成性，供應鏈管理需要準時化採購來保證供應鏈的整體同步化運作。
2．準時化採購的條件
⑴創建準時化採購團隊
世界一流企業的專業採購人員有3個責任：尋找貨源、商定價格、發展與供應商的合作關係並不斷改進。因此專業化的高素質採購隊伍對實施準時化採購至關重要。為此，首先應成立兩個團隊，一個是專門處理供應商事務的團隊，該團隊的任務是認定和評估供應商的信譽、能力，或與供應商談判，簽訂準時化訂貨合同，向供應商發放免檢簽證等，同時要負責供應商的培訓與教育。另外一個團隊是專門從事減少採購過程中的浪費的團隊。這些團隊人員對準時化採購的方法應有充分的了解和認識，必要時要進行培訓，如果這些人員本身對準時化採購的認識和了解都不徹底，就無法取得供應商的合作。
⑵制定計劃
確保準時化採購策略有計劃、有步驟地實施。要制定採購策略，改進當前的採購方式，減少供應商的數量、正確評價供應商、向供應商發放簽證等內容。在這個過程中，要與供應商一起商定準時化採購的目標和有關措施，保持經常性的信息溝通。
⑶精選少數供應商，建立夥伴關係
選擇供應商應從這幾個方面考慮：產品質量、供貨情況、應變能力、地理位置、企業規模、財務狀況、技術能力、價格、與其他供應商的可替代性等。選擇最佳的供應商，並對供應商進行有效地管理是準時化採購成功的基石。
⑷搞好供應商的培訓，確定共同目標
準時化採購是供需雙方共同的業務活動，單靠採購部門的努力是不夠的，需要供應商的配合。只有供應商也對準時化採購的策略和運作方法有了認識和理解，才能獲得供應商的支持和配合，因此需要對供應商進行教育培訓，才能獲得供應商的支持和配合，因此需要對供應商進行教育培訓。通過培訓，大家取得一致的目標，相互之間就能夠很好地協調，做好採購的準時化工作。供應商與用戶的緊密合作是準時化採購成功的鑰匙。
⑸進行試點工作
先從某種產品或某條生產線試點開始，進行零部件或原材料的準時化供應試點。在試點過程中，取得企業各個部門的支持是很重要的，特別是生產部門的支持。通過試點，總結經驗，為正式實施準時化採購打下基礎。
⑹採購過程質量控制
做好採購過程質量控制，向供應商頒發產品免檢合格證書。
準時化採購與傳統的採購方式的不同之處在於，買方不需要對採購產品進行比較多的檢驗手續。要做到這一點，需要供應商做到提供百分之百的合格產品，當其做到這一要求時，即發給免檢手續的免檢證書，實現配合準時化生產的交貨方式。準時化採購的最終目標是實現企業的生產準時化，所以，要實現從預測的交貨方式向準時化適時交貨方式轉變。
⑺實例排序提高採購效率
當一個汽車製造商準備在現有的製造廠生產一輛新汽車時，它必然會尋找種種方法來提高效率，減少存貨負擔。其中，可以提高效率的一個方法就是進行高效率的採購，可供採購的車頂共有流行的6種顏色的選擇，可以與車內裝飾、座位和地毯相配；此外，還要安裝一個上下層控制台和兩種不同風格的車燈。總之，加起來有34種不同的選擇。由於局部裝配領域裡有這麼多的選擇，使新車採購擁有許多選擇。同樣地，製造廠考慮將這一採購作業轉移到承擔實際採購作業的定製商處。而且，該定製商將進行分散採購。
第八章商品採購準備工作
第一節採購組織的籌建規範
一、採購組織機構設計原則
1.責、權、利相結合
責是指責任，能夠起到約束的作用；權是指權力，履行職責的保證；利是指利益，起激勵作用。責、權、利相結合，才能充分調動採購隊伍的積極性，發揮他們的聰明才智。如果有權無責，必然會出現瞎指揮、盲目決策甚至損公肥私的現象；如果有責無權，什麼事情都要請示彙報才能決策，也難以真正履行責任，還會貽誤時機，影響效率；如果沒有相應的利益刺激，也難以保證採購工作的高效、準確，只有責、權、利有機地結合起來，發揮各自的職能，才能保證採購組織工作的有效性。
2.統一
任何一個企業的採購組織要順利地完成採購任務，都必須遵循統一的原則。統一的原則基本上包括三個方面內容：
⑴目標統一，都是為了完成採購任務，實現企業經營目標。總的目標定下來，再將總目標分解到各個部門、各分支機構的崗位和個人，形成子目標，當子目標與總體目標出現矛盾或不協調時，應強調局部服從總體。
⑵指揮統一，採購部門的多種決策、指令、命令要及時下達，一方面要防止令出多頭，下級無法執行，無所適從的現象；另一方面也要杜絕上有政策、下有對策的散亂現象。
⑶制度統一，各種規章制度是大家行為的準則，採購部門有總體規章制度；多分支機構也應有與之相應的規章制度，但二者之間不能自相矛盾，應形成一個相配的體系，並且在制度面前人人平等。
3.高效
採購工作要想高效的進行，必須有一套高效運轉的組織機構，這種高效的組織機構應確定合理的管理幅度與層次。橫向方面，各部門、各層次、各崗位應加強溝通、各負其責、相互扶持、相互配合；縱向方面，上情下達迅速，同時領導要善於聽取下級的合理化建議，解決下級之間出現的矛盾與不協調。這樣形成一個團結嚴謹、戰鬥力強的採購團隊，才能使採購工作高效地開展。
4.精簡
精是指人員的精幹；簡是指機構的簡化，只有人員精幹，機構才能簡化。如果人員素質差而過分強調簡化機構，應該開展的工作開展不起來，應該完成的工作完成不了，同樣是不可取的。
二、採購作業的基本內容
⑴交換
以物易物的方式，取得物品的所有權，並未直接支付所取得物品的全部價款。
⑵徵收
政府以有償或無償方式，取得民間物品的使用權或所有權。
⑶自製
企業運用自己的技術與設備，製造自己需求的物料或零件，提供加工生產成品。
⑷借用
一方以無需支付任何代價的方式，取得他人物品的使用權，使用后，僅返還原借物品。
⑸外包
根據買方的圖樣、規格或工作說明書，將所需求的物品或勞務委託其他的企業承包。有時買方需提供原材料給承包商。
⑹轉移
企業或政府機構的需求單位，從內部其他部門調撥物品，來滿足需求。
⑺購買
購買由買方支付對等的代價，向賣方換取物品的行為過程，即商場上所流行的「一手交錢，一手交貨」的方式。
⑻租賃
一方以支付租金的方式，取得他人物品的使用權。
⑼贈與
以無償的方式，取得他人包括企業或政府機關物品的所有權，以達到使用的目的。
三、採購部門的職能
1.採購部門的基本職能
採購部門的職能從大的方面通常分為以下三類：
⑴業務職能
◎計劃。根據企業總體戰略與目標以及內外部顧客的需求，根據企業下一年度或者下一階段的生產計劃確定原材料的需求，制定採購戰略規劃和原材料的採購計劃。
◎組織採購。根據採購規劃和需求，組織人、財、物實施採購計劃，選擇供應商，談判價格，確定交貨及相關條件，簽訂合同並按要求收貨付款。
◎庫存管理。採購的原材料驗收入庫、保管保養、發貨，確定合理庫存量並對庫存量進行實時監控，確保生產的順利進行，避免生產線因缺少原材料而停產。
◎供料。編製供料計劃，領料審批，定額供料，回收利用，消耗控制與管理。
⑵拓展職能
在生產企業中，占成本最大比例的原材料以及相關信息都發生或來自供應商，所以許多企業與供應商建立戰略性合作夥伴的關係，將採購管理從企業內部拓展到對供應商的管理，甚至整個價值鏈的管理。拓展性活動包括對供應商的選擇與認證、與供應商建立合作夥伴關係以及對供應商的績效考評等，以此來降低成本、提高供應的可靠性和靈活性、提升企業的市場競爭力。
⑶支持職能
◎人員管理。制定採購崗位職責，對採購人員進行能力考察、素質培養、工作評估、績效考核與激勵。
◎資金管理。物品採購價格的控制，採購成本管理以及儲備資金的核定與
◎信息管理。進行物品編碼，建立供應管理信息系統，在ERP系統中進行採購管理。
2.採購部門的具體職能
⑴分析企業原材料市場品質、價格等行情。
⑵尋找物料供應來源，對每項物料的供貨渠道加以調查和掌握。
⑶與供應商洽談，並安排參觀工廠，建立供應商的資料。
⑷要求報價，進行議價，有能力可進行估價，並作出比較。
⑸採購所需的物料。
⑹查核進廠物料的數量與品質。
⑺對供應廠商的價格、品質、交期、交量等作出評估。
⑻掌握企業主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析並控制成本。
⑼根據採購合約或協議控制、協調交貨期。
⑽對呆料與廢料的預防與處理。
第二節採購人員的配置規範
一、採購人員的素質要求
1.思想品德素質
要成為一名合格的採購員需要具備如下素質：
⑴正直的人格。無論供應商是通過人際關係拉攏，還是利用紅包、回扣等種種物質條件進行利誘，採購員都必須保持廉潔，不能以犧牲商場的利益來換取個人財富，違背法律、道德的做法最終只會害人害己。
⑵敬業精神。敬業精神也是採購員必備的優秀品質之一，這是做好採購工作的基本要求，採購員只有在這一精神的指引下才能做出成績。採購員良好的敬業精神可以保證商品供應的穩定，從而保證商場銷售的順利進行。
⑶虛心、耐心、誠心。採購員在與供應商的交往中往往處於主動地位，但採購員仍然要不恥下問，虛心求教，儘可能多地掌握商品的相關知識。耐心是與供應商談判制勝的有力武器，只有耐心地與供應商談判，才能取得好的效果。與供應商交往還需要誠心，這樣才能換回供應商的真誠合作，成功完成採購任務。
2.能力素質
⑴表達能力。採購人員是用語言文字與供應商溝通的，因此，必須做到正確、清晰地表達所欲採購的各種條件，如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等。如果口齒不清，說話沒有重點，只會浪費時間，從而導致交易失敗。因此採購人員的表達能力尤為重要，是採購人員必須鍛煉的表達技巧。
⑵分析能力。分析市場狀況及發展趨勢，分析消費者購買心理，分析供貨商的銷售心理，從而在採購工作中做到心中有數，知己知彼，百戰百勝。
⑶預測能力。在市場經濟條件下，商品的價格和供求在不斷變化，採購人員應根據各種產銷資料及與供應商打交道中供應商的態度等方面來預測未來市場上該種商品供給情況，如商品的價格、數量等。
⑷協作能力。採購過程是一個與人協作的過程，一方面採購人員要與企業內部各部門打交道，如與財務部門打交道解決採購資金、報銷等問題；與倉儲部門打交道，了解庫存現狀及變化等。另一方面採購人員要與供應商打交道，如詢價、談判等，採購人員應處理好與供應商和企業內部各方面的關係，為以後工作的開展打下基礎。
⑸成本分析和價值分析能力。採購人員必須具有成本分析能力，會精打細算。購買品質太好的商品，價格也會很高，會加大成本；如果一味追求價廉，則必須支付品質低劣的代價或傷害其與供應商的關係。因此，對於供應商的報價，要結合其提供商品的品質、功能、服務等因素綜合分析，以便買到適宜的商品。
3.知識素質
在採購工作中，一方面採購人員要與不同類型的供貨商打交道；另一方面，採購的商品品種繁多，規格不一，且市場上商品的供求變化快。為此，採購人員應該具備承擔採購任務所需要的相關知識。
⑴政策、法律知識。政策、法律知識包括國家出台的各種相關法律、價格政策、專營方向，維護國家與企業利益。
⑵市場學知識。了解消費者需要，掌握市場細分策略以及產品、價格、渠道、促銷方面知識，才能合理地選擇採購商品的品種，從而保證採購的商品適銷對路。
⑶業務基礎知識。業務知識包括談判技巧、商品知識(商品功能、用途、成本、品質)、簽約的基本知識等，這是做好本職工作的關鍵，將有助於與供應商的溝通，能主動進行價值分析，開發新來源或替代品，有助於降低採購成本。
⑷社會心理知識。了解客戶的心理活動，把握市場消費者的心理需求，從而提高採購工作的針對性。
⑸自然科學知識。自然科學知識包括自然條件、地理、氣候、環境變化以及數理知識和計算機知識。將現代科技知識用於採購過程，把握市場變化規律，從而提高採購工作的效率與準確性。
二、採購人員的行為要求
1.遵守法律
⑴採購人員對所有的交易及合約，必須遵守國家有關的法律規定。
⑵採購員在執行採購工作時如果違反了相關規定，則要做出相應的懲罰。
2.採購人員應遵守的行為準則
⑴在各種交易中，首先應考慮公司的利益，並信守及執行特定的政策。
⑵接受同事有意義的建議時，不可傷害自己職務上的尊嚴與責任。
⑶採購時應秉持公平無私的態度，以求所有的支出均能獲得最大的價值。
⑷不斷努力吸取物品及製造過程的知識，並建立執行其職務的可行方法。
⑸誠實地執行買賣工作。
⑹在情況許可時，對負有正當商業任務的訪問者，給予迅速與禮貌的接待。
⑺買賣之間彼此尊重信任，促進優良的商業實務。
⑻避免採取欺壓的採購手段。
⑼必要時，應提供忠告及協助給執行採購工作的人。
⑽與所有從事採購作業的機構和個人加強合作，以發展採購業務並提升地位。
3.遵守企業管理制度
除採購管理協會或國家有關法律的約束外，有些企業機構會另行制定管理規則，對採購人員的商業倫理及與供應商的關係做了更詳細的要求：
⑴出差費用。採購人員的交通費、住宿費、餐飲費及服務費等不得由供應商墊付。
⑵業務機密。成交價格、報價單、合約條款、供應來源、專利、生產日程及產品資訊等均為有價值的資產，買賣雙方均應嚴守秘密，並遵守有關規定。
⑶個人需用品。採購人員不可為自己或同事向供應商訂購任何物品。
⑷午餐。若為延續交易事項的討論，可與供應商共進午餐，但純粹應酬式的午餐應予避免；午餐的費用應分別由買賣雙方輪流負擔。
⑸晚餐與招待。晚餐與招待必須加以避免。若情況有必要時，採購人員必先得到主管的許可。
⑹禮品。對供應商所提供的禮品、特殊禮遇或折扣等，若已超出正常的商業禮節，則應予婉拒，但是促銷用的小禮品則不受此限。
⑺供應商訪問工廠。供應商因提供物品或機器而有訪問工廠的必要時，應由採購人員徵求受訪單位的同意後進行。
⑻供應商的宣傳與廣告。供應商擬使用企業名稱、照片、圖表、產品等作宣傳或廣告，必先獲得行銷或銷售部門的書面同意。
第三節供應商的選擇規範
一、供應商的選擇
1．選擇供應商的基本原則
⑴多家供應商
也就是要保證每一品種都應以兩三家供應商為主要供應商。對這兩三家供應商，每家要購進一成以上，甚至三成以上的商品量，但切忌購進量達到七成以上。超過一半后，對供應商的依賴性就加大了，不利於分散採購風險。
⑵供應商組合原則
組合供應商就是把採購品種和供應商交叉組合起來。即：不是A品種選擇甲供應商，B品種選擇乙供應商，C品種選擇丙供應商，而是A、B、C各類品種都從甲、乙、丙處進貨這樣一種方式，避免一類商品依賴於一個供應商。
⑶重視主要供應商
重視能夠大量提供單一品種貨物的供應商，這是選擇供應商的一個重要條件。因為隨著零售企業擴張速度的加快，對商品數量的需求也會成倍增長。如果供應商無力提供進一步的支持，企業的發展就會受到很大限制。
⑷逐步更換供應商
採購員應該根據企業所處的不同發展階段有計劃地更換供應商。零售企業在發展初期，相應地選擇的供應商規模也不大，隨著零售企業階段性成長，原來小型供應商會變得不太適應企業業務擴大的需要，因此就需要有計劃地更換供應商。當然更換供應商還要看實際業務需要，而且要分期分階段進行。
⑸制定相應的選擇標準
◎主要管理人員。通過正式會晤、面談，了解對方主要負責人的見識、抱負和能力，推測該供應商的經營管理水平。
◎發展前景。可以通過營業數字、各項經營指標，了解供應商的發展狀態以及未來發展潛力。
◎連續供應和擴大供應的能力。連續供應和擴大供應能力如何。更具體一點說，是逐年擴大指定量的商品的能力如何。這一點尤其重要。
◎市場地位。市場地位通常指那些擁有名牌產品的大型生產廠商，特別是這些生產廠商在不同地區的市場地位差異，對商場更有意義。
2．合格供應商應具備的基本條件
◎管理水平
了解供應商的企業是否建立了科學化、系統化的管理制度，是否有完備的工作指導規範，是否能嚴格執行管理規範。
◎品質保證
如果貨源沒有問題，就要以商品的品質作為鑒別供應商、選擇供應商的標準。在進貨時要明確了解供應商提供的商品質量如何，並對不同供應商提供的商品進行比較，比較的項目主要有商品性能、壽命、經濟指標、花色品種、規格等，只有商品品質合格的供應商才是理想的合作夥伴。
◎價格優勢
上述兩項條件都沒問題時，就要進行商品價格的比較，價格也是零售企業進貨的主要參考因素。採購到物美價廉的商品不但能降低企業的採購成本，還能有力地吸引消費者，增強企業的競爭力。所以，在保證商品質量的基礎上，應選擇商品價格較便宜的供應商。
◎信用情況
在進貨前採購員必須了解供應商的信用情況，主要包括：是否能準時收款發貨、履行採購合同的情況、能否遵守交貨期限，選擇能長期穩定供貨的供應商。
◎供貨時間
了解採購商品的運貨時間及結算資金占用情況等。
◎採購費用
商品採購除了涉及商品質量、價格，還包括採購費用，比如運輸費、保管費等。比較不同供應商、對比不同地區的進貨成本和進貨費用，選擇採購成本最低的供應商供貨。
◎售後服務
將不同供應商的服務項目和服務質量進行對比，從本身的採購需求出發選擇供應商。供應商有良好的服務意識是採購者對供應商的一個比較普通的要求。在市場經濟環境下，沒有服務意識的供應商是無法長久生存下去的。
3.選擇供應商的基本策略
⑴穩定策略
選擇綜合素質較好的供應商作為合作夥伴，並不斷加強雙方之間的關係，以進行長期合作。採用這種策略可使企業貨源穩定，產品的質量、數量、交貨期等得以保證，使企業能穩定地經營。
⑵動態選擇策略
企業面臨的經營環境總是在不斷的變化，當出現以下兩種情況，企業要重新選擇或開發新的供應商。
◎市場的需求是多變的，為了滿足市場的需要，企業的產品組合要不斷地進行調整，導致企業採購的物品結構也要不斷地進行調整，當原來供應商的經營範圍與企業的需要不適應時，需調換供應商。
◎與供應商建立長期穩定的關係固然重要，但一些長期老關係的供應商的信譽會發生變化。為使企業不上當吃虧，應淘汰一些不合格的供應商，選擇開發更好的供應商，與之建立合作關係，也促進老供應商不斷調整自己，提高自身的信用。
二、選擇優秀供應商的程序
1.篩選符合品質要求的供應商
要生產優質產品，就需要優質的原材料和外構件，優質的原材料和外購件需要優秀的供應商來提供。因此，選擇合格的供應商是採購的首要工作，是進行品質管理的重要環節。如何選擇合格的供應商，合格的供應商要能夠提供合格的原材料和材料、按時交貨、滿足數量的要求、價格合理、服務周到。一般來講，可以採用以下方法來了解供應商是否具備這些能力：
⑴根據供應商的信譽對照類似原材料供應的歷史情況，對比其他用戶的使用情況，再選擇合適的供應商。
⑵對供應商提供的樣品進行評價，進而來選擇供應商。
⑶對供應商的能力進行現場調查與評估。
⑷調查供應商是否得到了品質認證機構的品質體系認證。
2.調查供應商
⑴直接調查。要使調查結果儘可能反映實際情況，企業就需要對調查的方法和內容做認真細緻的考慮。總的說來，調查方法切忌形式主義，調查的內容力求全面，調查的重點應側重於工序能力、工序控制、員工培訓和資歷考核等方面，同時，調查要避免重複勞動，善於利用社會性的品質資料庫。經驗表明，為了做到有的放矢，心中有數，最好是事先編製調查表，寄發給被調查的供應商，要求如實填寫。調查組在了解供應商提供的信息之後，再到現場進行訪問、調查核實。
⑵經營管理總體情況，包括經營宗旨、品質方針、組織結構、質量職責、企業規模、生產規模、主導原材料、主要客戶、合作意識等。
⑶設計，包括設計策略與方法、採取的制度、規範的品質、現代技術應用、對可靠性與安全性注意的程度、工藝變更控制、實驗室或研究開發中心的發展等。
⑷生產製造，包括生產技術設備、設備管理制度、工藝策劃的質量、工藝流程、工藝規範、特殊工藝、加工能力、工序能力指數、批別質量的辨認和追查能力。
⑸採購，包括採購規格品質、主要原材料以及外構件的主要來源、供應關係、程序。
⑹品質控制。品質控制方法的有效性、品質計劃以及對執行計劃的審查。
⑺檢驗與試驗，包括實驗室狀況、檢測人員和設備、特種試驗工具與儀器、計量控制等。
⑻品質協作，包括協作組織、訂貨單分析、品質成本分析、不合格成品的處置等。
⑼資料體系，包括程序、報告、記錄以及信息反饋系統的有效程度。
⑽人員，人員技術水平、培訓計劃、培訓內容以及執行情況、群眾性品質管理活動等。
⑾成果，包括品質管理方面的業績、有聲望的用戶、被調查供應商的分包商的評價、通過的品質認證、獲得的品質獎項、品質管理方面論文及研究成果等等。
制定填寫調查表的內容應盡量全面、具體，盡量用數據或量值進行表述，同時應注意調查內容便於進行現場審核。對每一材料可同時調查若干個有合作意向的企業，並由其主要領導確認調查內容的真實性。
3.對供應商原材料質量管理體系與品質保證能力的調查評估
要採購到優質原材料，企業必須充分掌握供應商原材料質量管理體系和品質保證能力，為此，企業可選派有經驗的審核員或委託有資格的第三方審核機構對供應商進行現場審核和調查。企業應有一套完整的審核標準體系，把握住關鍵要素和過程，主要審核內容包括：
⑴設計資格審核。根據供應商實際出來的樣品進行試驗，調查其設計控制能力，以判斷供應商的能力或資格。
⑵製造資格審核。主要是了解供應商是否具備承包製造原材料的能力。製造能力是管理、技術、加工方法等各種能力的綜合體現。因此，製造資格審核就是到供應商現場進行調查、實地考察、查閱資料，對供應商的能力作出評價。
⑶供貨品質的審核。通過查閱以往供貨品質情況，審核該供應商的原材料品質保證能力。具體做法是查驗該供應商供應原材料的記錄和有關原材料品質的記載，走訪使用單位，了解原材料使用情況。
⑷供應商的品質管理體系以及品質控制能力的審核。對已經通過ISO9000標準的品質認證或其他的品質認證的供應商進行審核時，可到現場了解運行和落實情況，審查其品質管理文件，並應重點關注反映其持續改進狀況的管理評審、內審、糾正(預防)措施、檢驗和試驗等過程。在審核過程中，還應審核對方的顧客滿意度、職工素質、技術裝備、過程能力、服務水平、財務關係等。審核和調查應形成明確詳細的審核報告和調查報告。審核結束后，企業應對供應商的合作經驗、品質管理與控制能力、品質保證能力、履約能力、服務與技術能力等進行綜合評估。
4.樣品的鑒定與審核
⑴樣品鑒定應符合技術規範的要求，遵循有關技術標準。該標準可直接採用國際標準、國家標準或行業標準，也可與有關標準相一致，同時，該標準應在開發樣品前經雙方認可，應與供應商加工標準一致或相容。如供應商在原材料技術規範要求上有一定的實現難度時；供應商要參與供應競爭就必須進行品質整改。企業認證人員及品質管理人員和供應商一起研究並實施品質改進措施。企業認證部門應組織品質小組對供應商進行審核，直至達到技術規範要求為止。
⑵供應商提供樣品的方式根據所要採購的原材料的形式不同而採取不同的方式。有些需要按照圖紙或者特定的要求進行加工；有些是標準化的原材料，供應商只需從庫房中提取樣品運送過來即可。因此，企業認證部門應組織設計、工藝、品質管理部門等相關人員對供應商提供的樣品及檢測進行評審，目的是驗證供應商的樣品能否滿足企業的技術和品質要求。樣品評審的方法多種多樣，有些樣品企業本身就可以進行評審鑒定，有些樣品需要花錢藉助社會其他部門或企業協助鑒定。
5.確定供應商
經過品質調查、論證、開發樣品、小批量試用等過程的選擇，符合企業品質要求的即為備選的供應商。但是，供應商的選擇除了考慮品質要求以外，還要考慮價格、信用、管理水平等因素。另外，同一原材料的供應商數目應根據原材料的重要性程度和供應商的可靠程度而定。一般可以保持2至3個，以保證供應的可靠性和形成競爭，有利於原材料品質的持續改進和提高。
三、選擇供應商的執行步驟
供應商的選擇是一項非常複雜、涉及面很廣的工作，要做好這項工作，可以按以下步驟進行：
⑴成立供應商評估小組。供應商的選擇涉及到技術、財務、運輸、倉儲、生產、計劃等方面，所以供應商選擇的決策，不光是採購部門的事。供應商選擇小組由採購部門、技術部門、質檢部門、財務部門、倉儲部門、運輸部門、生產部門等組成。
⑵搜集供應商的名單和資料，包括已有的供應商及從各種展銷會、媒體、政府有關統計調查報告、網路、招標等渠道收集的新的供應商資料，以便從較大範圍內找出較好的供應商。
⑶確定評估因素及權數。列出質量、價格、服務、交貨期等各評估因素，並賦予各因素一定的權數。
⑷對供應商進行調查與實地考查，逐項評估供應商的履行能力，進行量化打分。量化打分通常採用十進位，用0～10之間的數字錶示。
⑸綜合評價並最終確定供應商。通過加權計算，得出供應商的綜合評分。綜合評分高的供應商列入企業合格供應商名單。合格供應商名單由採購經理簽字生效。
第四節採購計劃制定規範
一、採購計劃管理基礎
1.編定採購計劃的目的
採購計劃是為了維持正常的產銷活動，在某一特定時期內，制訂採購物料時間、種類、數量的管理活動。採購數量計劃應該達到以下目的：
⑴預計材料需用時間與數量，防止供應中斷，影響產銷活動。
⑵避免材料儲存過多，積壓資金，以及佔用堆積的空間。
⑶配合企業生產計劃與資金調度。
⑷使採購部門事先準備，選擇有利時機購入材料。
⑸確立材料耗用標準，以便管制材料採購數量及成本。
2.決定採購數量的資料基礎
⑴生產計劃
由銷售預測，加上人為的判斷，即可確定銷售計劃或目標。銷售計劃是表明各種產品在不同時間的預期銷售數量；而生產計劃即依據銷售數量，加上預期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。
⑵供應定額
生產計劃只列出產品的數量，並無法直接知道某一產品需用哪些物料，以及數量多少，因此必須藉助供應定額。供應定額上由技術工藝部門製成，據此可以精確計算製造某一種產品的用料需求數量，供應定額所列的耗用量（即通稱的標準用量）與實際用量相互比較作為用料管制的依據。
⑶庫存量
若材料有庫存數量，則材料採購數量也不一定要等於根據供應定額所計算的材料需用量。因此必須建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的庫存狀況；再依據供應定額計算的數量，並考慮購料的作業時間和安全存量標準，算出正確的採購數量。
3.採購數量的計算與訂購方法
綜合前面所述，生產計劃、供應定額、庫存量為決定採購數量的主要依據；因此，
本期應購數量==本期生產需用材料數+本期末預定庫存量-前期已購未入庫數量。
採購數量只表示某一物料在某時期應予訂購的總量，至於某一物料在某時期應如何訂購，下面做進一步的說明：
⑴定期訂購法（定期不定量）
進口的物料以及少數價值很高的國內採購物料，且企業經常需用的物品，可以選擇每季、每月或每周訂購一次（即按預先確定的訂貨間隔期間進行補充庫存的一種庫存管理方式），這稱為定期訂購法。這種方法在使用上必須對物料未來的需求數量能做出正確的估計，以避免存貨過多，造成資金積壓。具體在以後專門論述。
⑵定量訂購法（定量不定期）
對於價格低廉、臨時性需求及非直接生產用途的物料，比較適合採用定量訂購法，也就是按照訂購點來決定採購點（而每次訂購批量不變）。具體在以後專門論述。
二、採購計劃制定的基本流程
目前公認的採購計劃的主要環節有：準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制定認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。下面將分別來闡述這八個環節。
1.準備認證計劃
認證是對供應商的研發技術水平、生產供應能力、質量保證程度等的能力確認。準備認證計劃是制定採購計劃的第一步，其包括四個方面：
⑴發現需求、尋找供應。根據企業的發展需要，初步確定各種物品的供應商和其供應量。
⑵估計供應缺口。根據企業發展和預估供應風險，初步確定企業將面臨的供應缺口。
⑶準備認證環境資料。採購環境的內容包括認證環境和訂單環境兩個部分。認證環境是指供應商的供貨種類和供貨能力；訂單環境是指供應商在某一時期能供應某種貨物的數量。摸清滿足企業的有效供應市場。
⑷制定認證計劃說明書。其主要內容包括：認證計劃說明書（物料項目名稱、需求數量、認證周期等），同時附有尋找供應、估計供應缺口、認證環境等資料。
2.評估認證需求
評估認證需求是採購計劃的第二個步驟，其主要是對認證計劃說明書的評價，包括以下三方面：分析「發現需求、尋找供應」、分析「估計供應缺口」、確定認證需求。
3.計算認證容量
計算認證容量是採購計劃的第三個步驟，它主要包括四個方面內容：分析項目認證資料、計算總體認證容量、計算承接認證量、確定剩餘認證容量。
⑴分析項目認證資料。對於企業許多種類物品需要進行分類、分項目分析認證資料，以確保需要量計算的正確性。
⑵計算總體認證容量。確定能供應同類物品的供應商供應總量。
⑶計算承接認證量。確定供應商能已簽訂合同供應某類物品的數量。
⑷確定剩餘認證容量。確定計劃期內供應商還能供應某類物品的數量。
4.制定認證計劃
制定認證計劃是採購計劃的第四個步驟，它的主要內容包括：對比需求與容量、綜合平衡、確定余量認證計劃、制定認證計劃。
5.準備訂單計劃
準備訂單計劃主要分為四個內容：估計市場需求、估計生產需求、準備訂單環境資料、制定訂單計劃說明書。
⑴估計市場需求。估計計劃期內不同階段內市場對本企業產品的需求量，
⑵估計生產需求。通過MRP系統，預估各階段內各種物料及各個規格物料凈需求量。
⑶準備訂單環境資料。明確每張訂單的供應商、供應周期、包裝要求等。
⑷制定訂單計劃說明書。
6.評估訂單需求
評估訂單需求是採購計劃中非常重要的一個環節，只有訂單需求進行準確評估，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便制定出訂單計劃。它主要是對準備訂單計劃進行評估。
7.計算訂單容量
計算訂單容量主要有四個方面的內容：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量。
1.分析項目供應資料。充分了解各種物品供應市場的採購風險，使訂單下達準確、合適。
2.計算總體訂單容量。總體訂單容量一般包括兩方面內容：一是可供給的物料數量，另一方面是可供給物料的交貨時間。
3.計算已簽訂單容量。已簽訂單量是指某供應商在指定的時間內已經簽下的訂單量。4.確定剩餘訂單容量。物料剩餘訂單容量等於物料供應商群體總體訂單容量與已承接訂
單量之差。
8.制定訂單計劃
制定訂單計劃是採購計劃的最後一個環節，也是最重要的環節。它主要包括四個方面的內容：對比需求與容量、綜合平衡、確定余量認證計劃、制定訂單計劃。
第九章商品採購操作規範
第一節商品採購實務
一、採購作業的基本步驟與注意事項
1.採購作業流程的基本步驟
⑴確認需求
即在採購之前，應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。
⑵需求說明
確認需求之後，對需求的細節如品質、包裝、售後服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業順利進行。
⑶選擇供應來源
根據需求說明,在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開徵求。
⑷確定採購價格
決定可能的供應商后，進行價格談判。
⑸訂單安排
價格談妥后，應辦理定貨簽約手續。訂單和合約，均屬於具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務，必須予以說明。
⑹訂單追蹤與稽核
簽約定貨之後，為求銷售廠商的如期、如質、如量交貨，應依據合約規定，督促廠商按規定交運，並予以嚴格檢驗入庫。
⑺核對發票
廠商交貨驗收合格后，隨即開具發票。要求付清貨款時，對於發票的內容是否正確，應先經採購部門核對，財務部門才能辦理付款。
⑻不符與退貨處理
凡廠商所交貨物與合約規定不符而驗收不合格者，應依據合約規定退貨。並立即辦理重購，予以結案。
⑼結束
凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，上報高級管理層或相關部門核閱批示。
⑽記錄與檔案管理
凡經結案批示后的採購事件，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事後發生問題的查考。檔案應具有一定保管期限的規定。
2.注意事項
⑴注重劃分權責或任務
各項作業手續及查核責任，應有明確權責規定及查核辦法。例如請購、採購、驗收、付款等權責應予以區分，並指定主辦部門。
⑵關鍵點的設置
為了便於控制，使各項正在處理中的採購作業在各階段均能被追蹤管制，例如國外採購，從詢價、報價、申請許可證、開信用證、裝船、報關、提貨等，均有管制要領或辦理時限。
⑶價值與程序相適應
程序繁簡或被重視的程度應與所處理業務或採購項目的重要性或價值的大小相適應。凡涉及數量比較大，價值比較高或者容易發生舞弊的作業，應有比較嚴密的處理監督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。
⑷注意先後順序及實效控制
應當注意作業流程的流暢性與一致性，並考慮作業流程所需時限。例如，避免同一主管對同一採購事件做多次的簽核；避免同一採購事件，在不同部門有不同的作業方式；避免一個採購事件會簽部門過多，影響作業實效。
⑸避免作業過程發生摩擦、重複與混亂
注意變化性或彈性範圍以及偶發事件的因應法則，例如在遇到「緊急採購」及「外部授權」時應有權宜的辦法或流程來特別處理。
⑹處理程序應適合現實環境
應當注意程序的及時改進。早期設計的處理程序或流程，經過若干時間執行后，應加以審視，不斷改進，以適應組織變更或作業上的實際需要。
二、合理選擇採購渠道
企業採購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢?我們換個角度來分析。企業的供貨渠道可以分為3個方面：一是企業自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。
1．企業自有供貨者
有些企業自己附設加工廠或車間，有些企業集團設有商品配送中心。這些供應商是企業首選的供貨渠道。
企業按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣品進行生產，自產自銷，既是商品貨源渠道，又有利於形成企業經營特色。有些商品如時裝、針織品；鞋帽，市場花色、式樣變化快，從外部進貨，批量大、時間長，不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做，產銷銜接快，批量靈活。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。
2．企業原有外部供貨者
企業與經常聯繫的一些業務夥伴，經過多年的市場交往，對這些單位的商品質量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也願意與企業合作，遇到困難雙方能相互支持。因此，可成為企業穩定的商品供應者。
企業穩定的外部供應者來自各個方面，既有生產商，又有批發商，還有專業公司等。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質量的擔憂，還可以加強協作關係，與供貨商共同贏得市場。
3．新的外部供貨者
由於企業業務的擴大，市場競爭激烈，新產品不斷出現，企業需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品採購的重要業務決策，要從以下方面做比較分析：
⑴貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規格、數量能否按企業的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。
⑵商品質量和價格。主要是供貨商品質量是否符合有關標準，能否滿足消費者的需求特點，質量檔次等級是否和企業形象相符，進貨價格是否合理，毛利率高低，預計銷售價格消費者能否接受，銷售量能達到什麼水平，該商品初次購進有無優惠條件、優惠價格等。
⑶交貨時間。採用何種運輸方式，運輸費用有什麼約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求；能否保證按時交貨。
⑷交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質量保證服務，供貨商是否同意企業售後付款結算，是否可以提供送貨服務、提供現場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用本地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。
為了保證貨源質量，企業商品採購必須建立供貨商資料檔案，並隨時增補有關信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。
三、購貨洽談、簽訂合同
在對供貨商進行評價選擇的基礎上，採購人員必須就商品採購的具體條件進行洽談。在採購談判中，採購人員要就購買條件與對方磋商，提出採購商品的數量、花色、品種、規格要求，商品質量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要經過雙方協商，來達成一致，然後簽訂購貨合同。一般情況下，商品採購合同應包括以下主要內容：
⑴貨物的品名、品質規格。
⑵貨物數量。
⑶貨物包裝。
⑷貨物的檢驗驗收。
⑸貨物的價格，包括單價、總價。
⑹貨物的裝卸、運輸及保險。
⑺貸款的收付。
⑻爭議的預防及處理。
簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關係，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，採購方支付貨款。
四、採購績效與指標
1．採購績效的衡量
有位管理學家曾經說過「你永遠控制不了不能衡量的事情」。要控制採購過程，必須制定採購績效或表現的衡量指標。
採購績效的衡量可根據採購工作範圍、採購能力與採購結果等來劃分為採購效率與採購效果指標兩大類。而採購績效衡量的主要範圍如圖9-1所示。
圖9-1採購績效衡量圖
2.採購績效指標
⑴價格與成本指標
採購的價格與成本指標包括參考性指標和控制性指標。參考性指標主要有採購總額、供應商採購額、物品採購基價等。它們一般是作為計算採購相關指標的基礎，同時也是體現採購規模、了解採購人員及供應商負荷的參考數據，是進行採購過程式控制制的依據和出發點，常提供給公司管理層參考。而控制性指標則是指體現採購改進過程及其成果的指標，如採購降價幅度、本地化比率等等。
⑵質量指標
質量指標主要是指供應商的質量水平以及供應商所提供的產品或服務的質量表現，它包括供應商質量保證體系、來料質量水平等方面。
⑶運行指標
運行指標指供應商在實現接收訂單過程、交貨過程中的表現及其運作水平。包括交貨周期、交貨可靠性以及採購運作的表現（如原材料庫存等）等。
⑷其他採購效果指標
其他採購效果指標是指其他與供應商表現相關的指標，如供應商總體水平、綜合考核以及參與產品或業務開發、支持與服務等方面的指標。
⑸採購效率指標
採購效率指標是指與採購能力如人員、系統等相關的指標。
◎人員
涉及到採購部總人數以及各類採購人員的比例、採購人員的年齡、工作經驗與教育水平結構、採購人員語言結構、採購人員培訓目標及實施情況、採購部人員流失率等。
◎管理
可考慮採購人員的工作時間使用結構（處理文件、訪問供應商等）及比例，採購人員的紀律執行情況（考勤等），採購人員的工資級別及費用情況，採購行政管理制度的完整性，供應商管理程序的完整性，採購系統的評審及評估目標水平等。
3.採購績效指標的設定
採購績效指標設定包括三個方面內容：一是要選擇合適的衡量指標；二是績效指標的目標值；三是確定績效指標要符合有關原則。
⑴採購績效指標的選擇
這需要同企業的總體採購水平相適應。對於採購體系尚不健全的單位，開始時可選擇批次質量合格率、準時交貨等來控制和考核供應商的供應表現，而平均降價幅度則可用於考核採購部門的採購成本業績。採購管理制度基本完善後，採購績效指標也就相應地系統化、整體化。
⑵確定採購績效指標目標值
要考慮以下幾個前提：一是內外顧客的需求，尤其是要滿足下游顧客如生產部門、品質管理等的需要。原則上，供應商的平均質量、交貨等綜合表現應該高於本公司內部的質量與生產計劃要求，這也是「上游控制」原則的體現。二是所選擇的目標以及績效指標要同本公司的大目標保持一致。三是設定目標時既要實事求是、客觀可行，又要具有挑戰性，要以過去的表現作為參考，更重要的是要與同行的佼佼者進行比較。
⑶績效指標的選擇的原則
選擇的績效指標可適用SMART檢查，即符合明確、可測量性（即盡量做到量化）、可接受（即能讓自己、顧客及相關的人員認同）、現實可行以及時間性要求等。
五、採購績效評估
採購績效評估是對採購工作進行系統地評價、對比，從而判定整體的採購水平。績效評估方式有自我評估、內審、管理評審等。評估審核一般依據事先制定的審核評估標準，對照本公司的實際採購情況逐項檢查、打分，依據實際得分對照同行或世界最好水平找出薄弱環節進行相應改進。
1．採購績效評估的基本要求
美國採購專家威爾滋對採購績效評估的問題，曾提出以下幾點要求：
⑴採購主管必須具備對採購人員工作績效進行評估的能力。
⑵採購績效評估必須遵循以下基本原則：績效評估必須持續進行，要定期地審視目標達成程度；當採購人員知道會定期地評估績效，自然能夠致力於績效的提升；必須從企業整體目標的觀點出發來進行績效評估；評價必須持續不斷而且長期進行。
⑶評估尺度。評估時可以使用過去的績效為尺度作為評估的基礎，更可以用與其他企業的採購績效比較的方式來進行評估。
2．採購績效評估的標準
確定了績效評估指標之後，必須設置標準以便考核。常見的標準有以下幾種：
⑴歷史績效
選擇公司歷史績效作為評估目前績效的基礎是相當正確、有效的做法。如果公司的採購部門、職責或人員等有重大變動時，歷史績效就不適合作評估標準。
⑵預算標準績效
如果歷史績效難以取得或採購業務變化比較大，我們可以使用預算標準績效作為衡量的基礎。
⑶行業平均績效
如果同行業其它公司在採購組織、職責以及人員等方面與本企業相似，則可與其績效進行比較，以辨別彼此在採購工作成就上的優劣。數據資料既可以使用個別公司的相關採購結果，也可以應用整個行業績效的平均水準。
⑷目標績效
目標績效則是在現有條件下，經過一番努力才能實現的。目標績效代表公司管理層對工作人員追求最佳績效的「期望值」。
3．採購績效評估人員與方式
⑴評估人員
◎採購部門
採購部門評估人員主要是指採購主管，其對所管轄的採購人員最為熟悉，而且所有工作任務的指派、工作績效的優劣，都在其直接監督之下。因此，由採購主管負責評估，可以注意到採購人員的一貫表現，體現公平客觀的原則。但是主管進行評估會包含很多個人情感因素，從而使評估結果出現偏頗。
◎相關部門
與採購部門業務相關的部門來評估採購績效，可避免採購主管評估的不足。如會計與財務部門通過掌握的產銷成本數據、資金的使用與佔用等，對採購部門的工作績效進行評估；工程或生產主管部門通過掌握的物品質量、供應的及時方面對採購部門績效進行評估；還可以通過供應商探詢其對本企業採購部門或人員的意見，以間接了解採購作業績效和採購人員素質。
◎外界專家或管理顧問
為避免公司各部門之間的本位主義或門戶之見，可以特別聘請外部採購專家或管理顧問，針對企業全盤的採購制度、組織、人員及工作績效，做客觀的分析與建議。
⑵評估方式
對採購人員進行工作績效評估的方式，可分為定期和不定期式。定期評估方式一般採用目標管理法。目標管理法可以摒除「人」的抽象因素，以「事」的具體結果為考核重點，比較客觀公正。由於使用這種方法時人們會特意追求考核目標的提高而忽略其他方面，因此對目標選擇的要求比較高，要求目標選擇全面。
不定期的績效評估，往往以特定項目方式進行。例如公司要求某項特定產品的採購成本降低5％，當設定的期限一到，即評估實際的成果是否高於或低於5％，並就此成果給予採購人員適當的獎懲。這種評估方式對提高採購人員的士氣有很大的幫助。這種不定期的績效評估方式，特別適用於新產品開發計劃、資本支出預算、成本降低專項方案等。
六、遏制採購腐敗
1．績效考核不但是調動員工積極性的主要手段，而且是防止業務活動中非職業行為的主要手段，在採購管理中也是如此。可以說，績效考核是防止採購腐敗的最有力的武器。好的績效考核可以達到這樣的效果：採購人員主觀上必須為企業的利益著想，客觀上必須為的企業利益服務，沒有為個人謀利的空間。
2．如何對採購人員進行績考核?跨國公司有許多很成熟的經驗可以借鑒，其中的精髓是量化業務目標和等級評價。在年中和年初（或年底）跨國公司都會集中進行員工的績效考核和職業規劃設計。針對採購部門的人員，就是對採購管理的業績回顧評價和未來的目標制定。在考核中，交替運用兩套指標體系，即業務指標體系和個人素質指標體系。
3．業務指標體系主要包括：
⑴採購成本是否降低?賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平?
⑵採購質量是否提高?質量事故造成的損失是否得到有效控制？
⑶供應商的服務是否增值?
⑷採購是否有效地支持了其他部門，尤其是生產部門?
⑸採購管理水平和技能是否得到提高?
當然，這些指標還可以進一步細化。如採購成本可以細化為購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，並同上一個半年的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業務績效。
4．在評估完成之後，將員工劃分成若干個等級，或給與晉陞、獎勵，或維持現狀，或給與警告或辭退。可以說，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯繫在一起的。
5．對個人素質的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現有的能力評價，還包括進步的幅度和潛力。主要內容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業績的評價聯繫在一起的，主要是針對業績中表現不盡如人意的方面，如何進一步在個人能力上提高。為配合這些改進，那些跨國公司為員工安排了許多內部的或外部的培訓課程。
6．在績效評估結束后，安排的是職業規劃設施。職業規劃設施包含下一個半年的主要業務指標和為完成這些指標所需要的行動計劃。這其中又有兩個原則：第一是量化原則，這些業務指標能夠量化的盡量予以量化，如質量事故的次數、成本量、供貨量等。第二是改進原則，在大多數情況下，僅僅維持現狀是不行的，必須在上一次的績效基礎上有所提高，但提高的幅度要依具體情況而定。
第二節商品採購執行規範
一、商品採購操作規範
1．採購人員行為規範
⑴熟悉分管商品的基本知識、質量標準、特點和市場的需求，熟練掌握商品採購的操作流程，有較紮實的商品採購基本功。
⑵善於捕捉經濟信息，掌握一定的談判技巧，能妥善協調各種公共關係，應變能力強。
⑶思想端正、作風正派，不謀私利，不徇私情，能自覺抵制不正之風。
2．貨源選擇規範
⑴應建立合格供應商及產品名單，優先採購名單上的產品，採購前應進行市場調研和質量分析，優先選擇功能先進、設計合理、質量優良、安全可靠的產品，對採購名單外的商品應進行審查認可。
⑴採購時應優先選擇貨源
◎名、特、優產品和性能先進、質量可靠的新產品。
◎國家定點廠家生產的產品。
◎充分證明其質量優良或顧客反映好的產品。
◎通過國際和國家認證的產品。
◎權威部門推薦的產品。
◎按國際標準組織生產的產品。
◎實施生產許可證管理，並已取得生產許可證的產品。
⑶貨源採購商品時應特別謹慎
◎不能及時提供有關合法性證明的。
◎不能提供一個或少數產品樣品和樣本來證明其產品質量的。
◎不能提供充分的質量證明表明其質量狀況的。
⑷採購員對供應商及其產品質量不了解時，應對其進行實地重點考察。
◎供應商生產的合法性，查看有關執照、許可證等。
◎必要時，採購員還應對生產條件、設備、生產過程進行考察，查看生產流程。
◎索要產品標準，查其合法性，了解其水平的高低。
◎對產品質量檢驗設備進行考察，包括對檢驗記錄規範性的驗證。
◎了解企業產品質量體系及其運轉情況。
二、商品採購合同管理規範
1．採購合同的內容
採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確、便於執行、避免發生糾紛的前提下，具備以下主要條款：
⑴商品的品種、規格和數量。商品的品種應具體，避免使用綜合品名，商品的規格應規定顏色、式樣、尺碼和牌號等，商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
⑵商品的質量和包裝。合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準。無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂貨。對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準。對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款。對商品包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
⑶商品的價格和結算方式。合同中對商品價格的規定要具體，規定作價的辦法和變價處理的辦法，規定對副品、次品的扣價辦法，規定結算方式和結算程序。
⑷交貨期限、地點和發送方式。交貨期限要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式。
⑸商品驗收辦法。合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
⑹違約責任。簽約一方不履行合同，違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
◎未按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品。
◎未按合同中規定的商品質量標準交貨。
◎逾期發送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨、臨時更改到貨地點等情況，應付違約金或賠償金。
⑺合同的變更和解除條件。在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等情況，都應在合同中予以規定。
除此之外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。
2．採購合同簽訂規範
⑴採購合同簽訂的原則
◎合同的當事人必須具備法人資格。這裡的法人，是指有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
◎合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
◎必須堅持平等互利，充分協商的原則簽訂合同。
◎當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。
◎採購合同應當採用書面形式。
⑵採購合同的簽訂程序。簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
◎訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾。
◎接受提議。接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
◎填寫合同文本。
◎履行簽約手續。
◎報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。
3．採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
⑴加強採購合同簽訂的管理。加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據本企業的購銷任務，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。二是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
⑵建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行。企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的順利實現。
⑶處理好合同糾紛。當經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
⑷信守合同。合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。
三、商品驗收管理規範
倉管員和理貨員應對本企業所進貨物嚴格按《商品質量驗收標準》進行檢驗。
⑴合格證檢查
檢查產品是否有合格證，證上是否有檢驗機構和檢驗員簽章。
⑵清點檢查
重點檢查商品數量、包裝質量及其完好性。
⑶抽樣檢查
抽樣應按相應驗收標準，採用隨機抽取法取出代表樣進行檢查。
⑷索取有關質量證明
按「隨貨同行證書的管理程序」操作，向供應商索取有關質量證明，如進口食品衛生證書、進口藥品檢驗報告書、質量保證書等，並與採購訂單的內容進行對照，檢查是否一一對應，準確無誤。索取證書應及時傳指定分店質檢員存檔，按「隨貨同行證書的存檔操作流程」進行管理。
⑸標誌、包裝檢查
對所抽樣品進行標誌檢查時，嚴格按照《商品質量驗收標準》進行檢查驗收。檢查包裝是否牢固，是否可能因包裝不良而使商品受損及包裝本身是否受損。
⑹對有使用期限的商品進行檢查
應重點檢查有使用期限商品的生產日期、進貨日期是否符合《商品質量驗收標準》的規定。
⑺感官檢查
對商品進行感官檢查，根據標準或經驗判定產品質量。
四、購進商品的處理規範
⑴商品通常從供應商處運送至倉庫，供儲存和分配，或者直接運送到客戶的銷售貨架上。不同規模的企業有不同的處理方法：連鎖經營集中採購的零售商，大部分商品由供應商首先送到中央倉庫，進行必要的入庫處置，選入倉庫，按POS系統分配到各零售店；生鮮肉禽等鮮活易腐爛商品則由各供應商直接送到連鎖經營的各門店上櫃檯；獨立零售商的貨物由供應商直接送到各門店驗收。
⑵將價格和存貨信息標記在商品上。價格和存貨標記可通過多種方式完成，小企業可能以手工方式標價和記錄存貨。大型企業使用自己的計算機生成價格標籤，同時依靠包裝上印刷的條形碼數據保持存貨記錄。
⑶商品陳列及現場存貨數量和品種的多少取決於企業的規模大小。連鎖型超市一般利用貨箱和貨架陳列商品，大多數存貨都放置在銷售現場。傳統百貨商店採用各種各樣的場內陳列，大多數存貨都放置在倉庫，而不是銷售現場。
⑷處理退貨和損壞商品的程序也是必不可少的。特別是企業必須確定由哪方負責顧客的退貨，並制定有關回收損壞商品並負責退款或換貨的條款。對於這部分內容，在前面與供應商談判時提到，要特別寫進合同條款中，雖然涉及的這部分商品款和商品數量都不大，但極易產生糾紛，影響連鎖企業與供應商的合作關係。
⑸由於偷竊行為的存在，監視和減少貨物失竊成了商品處置過程的一個重要方面，而且其重要性正在急速上升。在目前的中國，由於法律的原因，以及人們的素質還不是普遍很高，加上商店的商品大部分實行開架銷售，如果增加檢驗裝置和加派防損人員就要增加零售企業的營運支出，而在處置偷竊商品行為時，由於受現場管理和防損人員的水平和素質所限，又極易造成對企業的負面影響甚至導致訴訟。因此，越來越多的企業已採取積極的防竊行動來解決這個問題。
⑹商品控制包括估計收入、利潤、周轉率、存貨短缺、季節性及連鎖企業經營的每一種或每一件商品／服務的成本。為了達到控制商品的目的，企業需建立和保持書面的存貨數據、定期清點實物存貨、核對書面商品存貨數字的準確性。
五、再次購買與商品評估操作規範
1．再次購買
對那些不止一次要採購的商品，再次購買的計劃是必需的。制定這種計劃時，有四個因素是關鍵的：訂貨和送貨時間、存貨周轉率、財務支出、存貨／訂貨成本。
⑴訂貨和送貨時間
對於企業而言，發出一份訂單到供應商響應直到商品出現在貨架和櫃檯上，需要多少時間是應明確規定的。提前送到，增加倉庫的壓力和管理費用；延遲送到，則出現斷檔缺貨，影響企業的信譽。
⑵存貨周轉率
存貨周轉率是每種商品從訂單開始到銷售出去所需的時間，它是制定再訂貨商品的基礎。採用計算機管理系統的大型企業可以自動生成。
⑶財務支出
一般而言，一次大量的採購可獲得較大的折扣，但它同時帶來倉庫費用支出的上升，因而單純為獲得高折扣而大量採購是不明智的做法，關於這部分內容，在後面的倉庫管理中會有更加詳細的分析。
⑷存貨／訂貨成本
從存貨成本看，它屬於倉庫管理部分，在後面的倉庫管理部分有詳細介紹；而訂貨成本，則在採購環節出現。大型企業採用POS系統加EDI的訂貨方式，與小型企業的派採購員前往供應商處採購相比，具有高效、快捷、費用低廉的特點。
2．商品評估
⑴建立評估機制
企業採用切實可行的方式，對經營商品進行分類、排名。最有效和簡便的方法，是將POS系統設置商品銷售的排名功能，每日的銷售報表、月終的銷售報表都可生成各類商品的銷售排名，提供給市場部和採購部，供決策時使用。
⑵排名分析
POS系統從銷售數字中生成的銷售商品排名，用來供市場部和採購部對再訂購與經營政策進行分析。如設定對最末5位的商品進行分析，是產品線太長、定價太高、市場不接受、功能不清楚、質量問題、太超前、已是產品生命末期，進行各項定量分析，找出真實的原因，並在找出原因的基礎上，進行決策。
⑶做出對策
對於排名末位商品，一般情況下應淘汰；產品線過長的，增加消費者的選擇難度，使之難以作出購買決定；價格、質量、功能方面的問題，連鎖企業一般無能為力；對超前的商品和處於商品生命末期的商品，無法改變商品的命運；也可以選擇淘汰。
◎自然淘汰：減少進貨量，直到市場無消費意願時再停止進貨。
◎即刻淘汰：將所售商品從賣場撤下，退還給供應商，並不再進貨。
◎捐贈：對採用經銷方式進貨的末位商品，在商品還有使用價值時，捐贈給社會慈善機構、社會貧困人士，讓商品的使用價值得以發揮，避免給零售商造成降價的負面影響。
第三節商品驗收規範
一、食品原料原料驗收規範
1.肉類
⑴表皮應蓋有政府完稅證明章。
⑵確定新鮮度及所要的部位。部位不同，價格相差很多。
2．家禽類
⑴越老，味道越差。
⑵注意新鮮度。
3．海鮮
⑴魚類應挑選眼睛明亮，魚鰓鮮紅，蝦類頭脫落或貝類打開者均不新鮮。
⑵魚鱗緊，有彈性。
⑶除魚的腥味外，不應有腐敗味。
4．蛋
⑴蛋皮略粗，具有光澤。
⑵手搖無聲。
⑶放入水中沉下者為佳。
⑷向光線成透明者為佳。
5．乾貨類
有特殊品質、特殊香味或味道，包裝完整。
6．罐頭食物
凸起或裂開者不宜。
7．冷凍食物
送來時應保持冰凍狀態，若已解凍可拒收。
8．蔬菜
⑴葉綠鮮美完整。
⑵莖直無斷結實。
⑶洋芋無芽為佳。
9．生奶
⑴A級牛奶每立方厘米生菌數不得超過3萬個以上。
⑵B級牛奶每立方厘米生菌數不得超過5萬個以上。
⑶政府檢驗合格者。
⑷牛奶為易腐品，應特別注意新鮮。
10．水果
⑴外皮光亮結實。
⑵水分多。
⑶過生或過熟均不宜，適度即可。
二、食品類商品驗收規範
1．引用標準
《食品衛生法》和《食品標籤通用標準》。
2．允許免除標註內容
⑴包裝容器最大表面的面積小於10平方厘米時，除香辛料和食品添加劑外，可免除配料表、生產日期、保質期或保存期、質量等級、產品標準號；但在其大包裝上應標明食品名稱、生產廠家或產地、生產日期、保質期或保存期。
⑵產品標準中已明確規定保質期或保存期在18個月以上的食品，可以免除標註保質期或保存期。
⑶進口食品可以免除原製造者的名稱、地址和產品標準號。
3．基本要求
⑴食品標籤不得與包裝容器分開。
⑵所用文字必須是規範漢字。
⑶所用的計量單位必須以國家法定計量單位為準，如質量單位：g或克，kg或千克；體積單位：mL或毫升，L或升。
4．進口食品
⑴引用標準。《進口食品衛生監督管理暫行規定》和各類進口預包裝食品（即銷售包裝食品）的標籤要求。
⑵必須索取的法規文件。
◎出入境檢驗檢疫局出具的合格的、有效的、一一對應的衛生證書及附表原件或加蓋中華人民共和國××地區（市）出入境檢驗檢疫局紅色公章的複印件（注意：隨貨同行，證書中商品的生產日期、保質期必須與所送商品的生產日期、保質期相符）。
◎動植物檢驗放行單。
⑶標貼標誌。必須在每個最小銷售包裝上粘貼進口食品衛生監督檢驗標誌或以蓋章的方式進行檢驗的標誌。
⑷必須具備的中文標籤標識內容。
◎食品名稱。
◎食品配料表。
◎產品凈含量及固形物含量。
◎原產國、地區名。
◎經銷者的名稱和地址。
◎生產日期（日期的標註順序為年、月、日）。
◎產品保質期和有效使用期。
◎貯藏注意事項。
◎質量等級。
◎特殊標準內容。
5．國產食品具體要求
⑴引用標準。預包裝食品標籤必須標註內容詳解。
⑵必須索取的法規文件。
◎廠家營業執照。
◎廠家衛生許可證。
◎縣級以上衛生防疫站出具的衛生評價報告單和衛生檢測報告書。
⑶必須具備的中文標籤標識內容。
◎食品名稱。
◎食品配料表。
◎凈含量及固形物含量。
◎製造者、經銷者的名稱和地址。
◎生產日期（日期的標註順序為年、月、日）。
◎保質期或保存期。
◎貯藏注意事項。
◎質量等級。
◎產品標準號。
◎特殊標準內容。
◎條形碼（自帶碼或店內碼）。