03 基本工作
03基本工作
收發郵件要及時
Dialogue
Astheassistantofthegeneralmanager,Annistoldtosendemailstothebranchmanagersaboutthemeeting.
安是總經理助理，她被告知要給各部門經理髮一封電子郵件通知他們參加會議。
GeneralManager:Ann,comehereplease.
總經理：安，過來一下。
Ann:Yes.WhatcanIdoforyou?
安：好的。我能為您做些什麼？
GeneralManager:Ineedanurgentmeetingaboutthereasonwhyoursaleshaveslumpedsobadly.I'dlikeyoutosendemailstoallthebranchmanagersaboutthemeeting.
總經理：我需要召開一項緊急會議，商討一下為什麼我們的銷售量急劇下滑。你給各部門經理髮一封電子郵件，讓他們參加會議。
Ann:OK.Whenwillwehavethemeeting?
安：好的。會議什麼時間召開？
GeneralManager:At10:00thismorning.Everyonemustbepresentontime.
總經理：上午10點鐘。每個人必須按時參加。
Ann:Yeah,Igetit.We'llhaveameetingat10:00thismorning.I'llsendtheemailtoallthebranchmanagersatonce.Anythingelse?
安：好的，我知道了。會議上午10點舉行，我會馬上給各部門經理髮郵件的。還有其他事嗎？
GeneralManager:That'sall.Pleasegotoprepareforthemeetingnow.
總經理：沒有了。你現在要為會議準備一下。
Ann:OK,I'monit.
安：好的，我這就去辦。
Notes
1.urgent[':dnt]adj.急迫的，緊要的
2.slump[slmp]v.暴跌；突然倒下；n.蕭條期，低潮
3.present['preznt]adj.出席的；現在的；n.現在；禮物
小貼士
1.Couldyoupleasechecktheemailforme?
能幫我查收一下郵件嗎？
2.Pleasecarboncopymeontheemailassoonaspossible.
請儘快將電子郵件抄送給我。
3.Youcan'treceiveanemailbecauseyourmailboxisoveritslimit.
你收不到郵件，因為超過了郵箱容量。
4.We'dliketohavethemeetingonAugust15.Sametime.
8月15號開會，老時間。
5.Haveyousentourinformationofourproductstoourcooperationpartner?
你已經把我們產品的相關信息給合作商發過去了嗎？
6.Icheckmyemaileveryday.
我每天都查看電子郵件。
7.Tina,haveyourepliedtoMr.Gates'email?
蒂娜，你回復蓋茨先生的郵件了嗎？
8.Thankstoyourtimelyreply,Igotthedetaileddataatthecrucialmoment.
多虧了你的及時回復，我在關鍵時刻得到了詳細的數據。
傳真文件真方便
Dialogue
Annaisexpectingsomefaxesfromhercustomers,andnowsheisaskingherassistantAlicewhetherthefaxeshavearrived.
安娜正在等客戶的一份傳真，現在她正在問助手愛麗絲傳真收到沒有。
Anna:Alice,haveyouputthismorning'sfaxesonmydesk?I'mwaitingforsomeurgentfaxesfromourcustomers,andI'mprettysuretheycameinlastnight.
安娜：愛麗絲，你已經把今天早上的傳真放到我桌上了嗎？我在等客戶的緊急傳真，我確定昨天晚上已經發過來了。
Alice:Allthosecameinlastnightareonyourdesk.Youcanhavealookatthem.
愛麗絲：昨天晚上傳真過來的所有材料我都放在您桌上了。您可以看看有沒有。
Anna:Justforamoment.Yeah,Igetthem.Buttherearefourpagesmissing.What'sitallabout,Alice?
安娜：等等。是的，我找到了。但是少了4頁。這是怎麼回事，愛麗絲？
Alice:Iguessthefaxmachinewasoutofpaper.Iamsorryaboutthat.Iamgoingtocallthecustomersandexplaintothemandaskthemtosendthefaxesagain.
愛麗絲：可能是傳真機沒紙了，我很抱歉。我會打電話給客戶解釋，請求他們再發一份過來。
Anna:Allright.Bequick,please.It'sveryurgent.Don'tmakeanymistakesanymore.
安娜：好吧。請快一點，事情很緊急。不要再出現問題了。
Alice:I'lldoitoutofhand.Icanassureyouthatyou'llseethefaxesinhalfanhour.
愛麗絲：我馬上去辦。我保證你半個小時後會看到客戶的傳真。
Notes
1.pretty['priti]adv.相當，很；adj.漂亮的，標緻的
2.beoutof擺脫；在……之外；出於；缺乏
3.not…anymore不再
4.outofhand無法控制；馬上，立刻
5.assure['u]v.使確信，使放心；確保
小貼士
1.Iamexpectingafaxfromheadoffice.
我正在等總部的一份傳真。
2.Thesecopiesaretoolight,soIcan'tmakeoutanyofthewords.
這些傳真副本上的字顏色太淺了，我什麼也看不出來。
3.Somepagesofthefaxaremissing.
這份傳真少了幾頁。
4.Wedidn'treceivetheeighthpageofyourfax.
我沒有收到你的傳真的第八頁。
5.HowdoIknowifmyfaxissent?
怎樣才能知道傳真已經發出去了？
6.FaxismuchmoreconvenientandfasterthanEMS.
傳真比快遞方便快捷多了。
7.Ididn'treceiveyourfax,andwouldyoupleasesenditagain?
我沒有收到你的傳真，請你再傳一次好嗎？
8.Thememoryofthefaxmachineisfull,andthereisnopapertoprint.
傳真機的內存已經滿了，而且也沒有列印紙了。
怎樣處理信件
Dialogue
Susanhasjustdraftedabusinesscorrespondence.ShewantstoaskforsomeadviceaboutitfromPeter.
蘇珊剛剛起草了一份商業信函。她想從彼得那徵求一下意見。
Susan:Hi,Peter.CouldIbotheryouaminute?
蘇珊：嗨，彼得。我能打擾你幾分鐘嗎？
Peter:Ofcourse.WhatcanIhelpyou?
彼得：當然可以。我能幫你什麼？
Susan:Ijustdrewupabusinesslettertoourcustomers.Canyougivemesometipsplease?Aretheformandcontentscorrect?
蘇珊：我剛剛起草了一份給客戶的信件。你能給我指點一下嗎？信件的格式和內容正確嗎？
Peter:Businesslettersareusuallyformalandthecontentsmustbeconcise.Keepyourmessageshort,becausenoonelikeslongletter.Well,notbadonthewhole.Forclarity,youshouldputacompletelinespacebetweeneachparagraph.
彼得：商業信件通常是注重格式的，內容要簡潔。信件要簡短，因為沒有人喜歡讀冗長的信函。嗯，整體上不錯。為了條理清晰，在兩端之間要空一行。
Susan:Oh,Iforgotit.Thankyou.
蘇珊：哦，我忘記了。謝謝你。
Peter:You'rewelcome.Canyoumakesureyourspellingandgrammararecorrect?
彼得：不客氣。你確定所有的拼寫和語法都正確嗎？
Susan:Yeah,Ihavegoneoveritmorethantwice.
蘇珊：是的，我已經檢查兩遍以上了。
Peter:Aha,youareaconscientiousworker.
彼得：啊哈，你工作起來挺認真的。
Susan:Thankyou.ThisiswhatIoughttodo.
蘇珊：謝謝你的誇獎。這是我分內的事。
Notes
1.draft[drɑ:ft]n.草稿；匯票；徵兵；v.起草；徵募
2.correspondence[kri'spndns]n.信件；通信（聯繫）；符合，一致
3.drawup起草，擬訂；（使）停住
4.respond[ri'spnd]v.答覆；（to）對……有反應，響應
5.concise[kn'sais]adj.簡明的，簡要的
6.onthewhole總體上
7.conscientious[kni'ens]adj.認真的，勤勤懇懇的
小貼士
tosendandreceiveletters
在翻譯中，英語和中文的語序恰恰相反，我們說收發信件就不能譯為「toreceiveandsendletters」，而是「tosendandreceiveletters」。類似的還有：soonerorlater遲早；nomatterrichorpoor不論貧富；notworryaboutfoodorclothing衣食無憂；carelittleaboutone'slifeordeath不管死活等等。
辦公軟體熟練嗎
Dialogue
Intherestroom,AnnandJuliaaretalkingabouttheconvenienceandpracticabilityofofficesoftwar.
在員工休息室，安和朱莉亞正在討論辦公軟體的便捷和實用性。
Ann:Officesoftwareisveryconvenientforus.Itsavesusfromsomuchworkandmakesthecommunicationathomeandabroadmucheasier.
安：辦公軟體給我們帶來了很多方便。它讓我們的工作更加輕鬆，讓國內外的交流更加方便。
Julia:Yeah,thoughIamnotexpertinusingalltheofficesoftware,Idoenjoytheconvenience.
朱莉亞：是呀。儘管我對所有的辦公軟體不是很熟練，但我已經感覺到很方便了。
Ann:Inthisinformationage,ifyouwanttofindagoodjob,youmustbeexperiencedinofficesoftware.Theskillsqualifyyoutogetahighwageandpromotionopportunity.
安：在這個信息時代，如果想找到一份好工作，你就必須能熟練操作辦公軟體。這項技能會讓你得到高工資和提升的機會。
Julia:Iamgoingtobewashedoutofthetimes.IonlyknowalittleaboutExcelandIhavetoshakeoffmypresentsituation.Canyouhelpme?Youareadabatcomputer.
朱莉亞：我要被時代淘汰了。我對Excel只是略懂皮毛，我必須要擺脫現在這種狀況。你能幫我嗎？你可是電腦高手。
Ann:Pleasedon'tworrytoomuchaboutthat.Senseofcrisismayraiseyourmorale.Anyhow,Icangiveyouahandwheneveritisrequired.
安：不要太過於擔心了。危機感可以激發你的鬥志。不管怎樣，只要你需要，我就會伸出援手的。
Julia:It'ssokindofyou.Thankyou.
朱莉亞：你真是太好了。謝謝你。
Notes
1.practicability[prktik'biliti]n.實用性，可行性
2.athomeandabroad國內外
3.qualify['kwlifai]v.（使）勝任，（使）具有資格，（使）合格
4.washout把……洗掉；取消；破產；淘汰
5.shakeoff抖落；擺脫
6.dab[db]v.輕拍；輕塗；n.內行，高手
7.morale[m'rl]n.士氣，鬥志；品行
小貼士
1.Areyoufamiliarwiththeusageofofficesoftware?
你能熟練使用辦公軟體嗎？
也可以這樣說：
Howisyourproficiencyinusingofficesoftware?
2.Idon'thavetheleastknowledgeofAutoCAD.
我一點也不懂怎樣自動製圖。
3.Heisacrackhandatcomputer.
他是個電腦高手。
4.CouldyoushowmetheExcelusefulskills?
你能教我一些Excel電子表格實用技巧嗎？
5.Inordertooperatetheofficesoftwareperfectly,allthestaffmustbetrainedforamonth.
為了能熟練地操作辦公軟體，所有的員工必須要參加一個月的培訓。
6.Excelisacommonofficesoftwarewithpowerfulfunctions.
Excel是一種很常見且功能強大的計算機辦公軟體。