42.確立首要任務（4）

你的主次任務安排和老闆的安排撞車了嗎

如果能滿足以下幾點，那你的主次任務安排就很容易制訂實施：

·你有完全的決定權，無須考慮任何人的意外況。

·你能定時的、開誠布公地和上級就時間安排問題進行交涉協調。

·在任務順序安排問題上你與別人意見完全一致，從不會出現撞車現象。

但不幸的是，事實很難如此。

沒有比這更讓人鬱悶的事了，你已做好的安排計劃必須得改，某些別的事硬是需要你去做。我們承認計劃趕不上變化，但是如果你遇到一個完全沒有計劃性的傢伙，或是他就喜歡頤指氣使的，一會兒下達一個任務，或是一個任意要求，根本就不與你協調的人，你可能就會屈從於他的意志了。別去管他，稍微變通一下你就能成功了。

拿出你所有的溝通交流技巧，他們該派上用場了。能否滿足別人提出的要求取決於你能否有效和他們溝通。一開始你要先亮出自己的安排計劃，並說明它的重要性。你必須得立場堅定，忠於自己的任務和組織計劃。

先，你得知道你上司的主次任務安排。如果你的上司是一個把這些安排得十分清楚明了的人，那麼直接跳到第二步。但如果你不知道上司的安排，按下述方法弄清楚：

寫留條給你的上司：

·就他下達的新任務進行溝通以安排完成你的計劃。

·在你自己的安排手冊上至少留一兩個空閑，以備不時之需。

·列出你這一天或一周之內頂級重要的三件事。

·留條這樣結尾：如果這些與你的安排相悖的話請通知我。

這樣寫的話他就必須得給你答覆了。留條把你的思考、感、意見和理解都表現的很清楚，最重要的是它為你的行動掃清了障礙。如果你的老闆同意，你清楚下面該怎麼辦；如果不是，老闆會告訴你什麼事是更重要的，你就去做。

最好和最壞的況分別是什麼呢？最好的就是你的安排與老闆的安排一致，沒有衝突，那你做起事來就會一路綠燈非常順利；最壞的況就是你前面擺著一堆頂級重要的事，但至少你和老闆有了一個積極的、建設性的溝通渠道，只是你還需要提高你和老闆之間溝通協調的能力。

在一開始，你可能要有意識地堅持這樣做，每天、每周如此，把它當做必須完成的事，直到這種方式內化成為你和對方的一種習慣為止。

這種溝通習慣多長時間能建立起來，要看當下你和老闆之間的關係，你所處的職位及權力的大小。

你也許會說：「這辦法是有效，但是你根本不理解我的老闆，他是世界上最大的悶罐子，幹什麼都拖拖拉拉的，就算我給他寫了留，我保證一周之後那個留還是會躺在桌子上，原來什麼樣子，現在還是什麼樣子。」

無須懷疑，這樣的大有人在。這就是為什麼我們得用一些果決的詞語來消除我們痛苦的、沒頭的等待。如果你認為你的老闆會無視你的留，那麼建議你這樣寫：「如果在——（寫你的最後期限）之前沒有您的答覆，那麼就是您默許了我的安排，我會按自己的計劃進行。」

這種態度明確的說法不是威脅，在現實中可以採取這樣做法。

隨著這種溝通交流的展，正式的交涉會慢慢減少，你會現你們只需一個8分鐘的簡短交流就完全可以搞定了。

8分鐘會議

如果你和老闆作為一個團隊緊密合作，你們會經常地、定期地面對面開會。這種高頻率的開會讓你非常清楚各項任務的輕重緩急並做出安排。如果你的每日安排完全取決於你老闆的日程安排的話，那麼就要要求你的老闆每天給你一個8分鐘的會議。

為什麼偏偏是8分鐘而不是5分鐘或者10分鐘呢？因為對於這樣一個會議，8分鐘剛剛好。關於為什麼時間長度是5分鐘或是10分鐘的問題，因為這兩個時間在人們的頭腦中已經成為了一個概數的概念。（就像我們通常說「請給我1分鐘時間」，事實上從來都不是1分鐘。）8分鐘暗示了一個特定的時間量。它會因此得到重視，而且會產生這樣一種暈輪效應——你是一個組織計劃性很強的人。